Déclaration de confidentialité
Version 2.0 · 15 octobre 2026
Qui est responsable ?
LOOTVOET BV, Groenestraat 37/C, 8691 Alveringem, numéro d'entreprise et de TVA BE 0800.934.047, RPM Gand, division Furnes, est responsable du traitement de vos données sur ce site, pour la liste d'attente et pour votre compte dans l'app Hopfact. Vous nous joignez à info@hopfact.be.
Qui utilise Hopfact y introduit aussi des données d'autres personnes : ses clients, les personnes de contact de ces clients et les signataires de ses feuilles de temps. Pour ces données, l'utilisateur est responsable. Nous ne les traitons que pour son compte, selon l'accord de traitement des données. Ce que nous en faisons est également décrit ci-dessous.
Que traitons-nous, et pourquoi ?
Site, liste d'attente et page de vérification
| Quoi | Données | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Consultation du site | Adresse IP et données techniques de la requête, traitées par l'hébergement de Microsoft Azure | Intérêt légitime | Pas de journaux d'accès propres |
| Statistiques de visite (Plausible) | Page, site référent, pays, type d'appareil, navigateur et système d'exploitation. Adresse IP et données du navigateur uniquement hachées, avec un sel changé toutes les 24 heures | Intérêt légitime | Uniquement des totaux anonymisés |
| Liste d'attente | Adresse e-mail, langue, date et version de votre consentement, date de votre confirmation. Finalité : l'e-mail de confirmation, des nouvelles du lancement et une invitation à la bêta | Consentement | Non confirmée : 30 jours. Confirmée : jusqu'à votre désinscription, au maximum 24 mois |
| Protection contre les abus de la liste d'attente | Adresse IP, uniquement en mémoire du serveur | Intérêt légitime | Non conservée |
| Invitation à la bêta | Adresse e-mail et langue, quand nous vous avons invité, si et quand vous avez créé une organisation avec cette adresse, et si nous avons eu un entretien de feedback. Votre adresse est ajoutée à la liste des adresses autorisées à créer une organisation | Consentement pour l'invitation. Intérêt légitime pour le suivi de la bêta | Jusqu'à la fin de la bêta |
| Calculateur de tarif journalier | Aucune : tout se passe dans votre navigateur | Sans objet | Rien n'est conservé |
| Vérifier une feuille de temps signée | Uniquement l'empreinte (SHA-256) du fichier : le fichier lui-même ne quitte pas votre ordinateur. Votre adresse IP, uniquement en mémoire du serveur, pour freiner les abus | Intérêt légitime | Non conservée |
Si vous utilisez Hopfact
Vous utilisez Hopfact si vous avez créé une organisation avec une invitation et que vous vous connectez à l'app.
| Quoi | Données | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Compte et connexion | Votre adresse e-mail, le nom de votre compte de connexion, le code unique que Microsoft donne à votre compte, et la langue de l'app. Vous vous connectez avec un code à usage unique par e-mail, avec Google ou avec un compte Microsoft personnel. Si vous choisissez Google ou un compte Microsoft, ce service transmet votre nom et votre adresse e-mail | Contrat | Tant que votre compte existe |
| Votre organisation | Nom, forme juridique, adresse, numéro de TVA, tribunal de l'entreprise, personne de contact avec téléphone et adresse e-mail, IBAN, BIC, banque, logo, l'adresse e-mail de votre outil comptable et vos réglages | Contrat | Tant que votre compte existe. Ce qui figure sur une facture émise : 10 ans |
| Votre travail | Missions et tarifs, jours et heures prestés, notes de journée, blocs du suivi du temps avec leur description, les chiffres des années précédentes que vous saisissez vous-même, et votre signature : des traits dessinés ou votre nom en écriture manuscrite | Contrat | Tant que votre compte existe. Ce qui figure dans une feuille de temps envoyée ou une facture émise : 10 ans |
| Factures et feuilles de temps | De chaque facture émise, le PDF et l'UBL. De chaque feuille de temps envoyée, le PDF, le PDF signé, la piste d'audit et les données à partir desquelles elle a été établie | Contrat. La durée suit votre obligation légale de conservation | 10 ans, même si vous supprimez votre compte. Personne ne peut les effacer plus tôt, nous non plus |
| Vos actions dans la piste d'audit | Si vous signez ou envoyez une feuille de temps, révoquez un lien ou choisissez un autre signataire : le moment, votre nom et votre adresse e-mail, votre adresse IP et votre navigateur | Intérêt légitime : pouvoir prouver qui a fait quoi | 10 ans, comme la feuille de temps |
| Peppol | Si vous activez Peppol, le nom, l'adresse, le numéro d'entreprise et le numéro de TVA de votre entreprise sont transmis à Recommand, le point d'accès Peppol de Hopfact. Le contrôle de votre identité se fait sur le site de Recommand : nous ne voyons pas ces données | Contrat | Tant que votre compte existe |
| Accord avec les conditions | Quelle version des conditions de la bêta et de l'accord de traitement des données vous avez acceptée, quelle version de cette déclaration vous avez lue, quand, et avec quel compte | Intérêt légitime : pouvoir montrer ce que vous avez accepté | Tant que votre compte existe |
| E-mails et notifications qui vous sont adressés | L'adresse de contact de votre organisation, le contenu de la notification ou de l'e-mail, et si l'e-mail est arrivé | Contrat | Tant que votre compte existe |
| Feedback et support | Votre message. Le bouton de feedback de l'app l'envoie par e-mail à info@hopfact.be, avec la page où vous étiez, votre langue, votre organisation et votre adresse e-mail, pour que nous puissions répondre. Une fois l'e-mail parti, nous effaçons le message de l'app | Intérêt légitime : vous aider et améliorer Hopfact | Uniquement dans notre boîte mail, au maximum 2 ans |
| Journaux techniques | Quelle fonction a été utilisée à quel moment, combien de temps elle a pris, messages d'erreur et codes techniques. Jamais d'adresse e-mail, d'IBAN ou de lien contenant un jeton. Votre adresse IP n'est pas conservée dans les journaux | Intérêt légitime : garder l'app sûre et en état de marche | 30 jours |
« Tant que votre compte existe » signifie : jusqu'à 30 jours après la suppression de votre compte (voir « Vos droits »).
Si un utilisateur introduit vos données dans Hopfact
Il s'agit des clients d'un utilisateur, de leurs personnes de contact, des signataires d'une feuille de temps et des destinataires d'une feuille de temps ou d'une facture. L'utilisateur est responsable de ces données. C'est aussi lui qui détermine pourquoi il les traite : le plus souvent pour exécuter un contrat avec vous ou votre employeur, ou pour pouvoir prouver qu'une feuille de temps a été approuvée. Nous les traitons pour son compte.
| Quoi | Données | Finalité | Conservation |
|---|---|---|---|
| Clients et personnes de contact | Nom, adresse, numéro de TVA et logo de l'entreprise, et les adresses e-mail pour les factures et les feuilles de temps. Nom, adresse e-mail, fonction et langue d'une personne de contact | Établir et envoyer les feuilles de temps et les factures | Tant que l'utilisateur les conserve. Ce qui figure sur une facture émise : 10 ans |
| Demande de signature | Nom, adresse e-mail et langue du signataire, quand la demande et chaque rappel sont partis, et si l'e-mail est arrivé | Faire approuver la feuille de temps | 10 ans, comme la feuille de temps |
| Approuver ou refuser | Ce que vous avez fait et quand, le nom que vous avez tapé ou la signature que vous avez dessinée (sous forme de traits, pas d'image), et votre motif si vous avez refusé | Enregistrer l'approbation | 10 ans, comme la feuille de temps |
| Piste d'audit | Pour chaque action sur la page de signature (ouvrir, télécharger, approuver ou refuser) : le moment, votre adresse IP et votre navigateur. L'ouverture est comptée au plus une fois par jour | Pouvoir prouver qui a fait quoi, et quand | 10 ans, comme la feuille de temps |
| Protection contre les abus de la page de signature | Adresse IP, uniquement en mémoire du serveur | Freiner les tentatives trop nombreuses | Non conservée |
La piste d'audit est un PDF que l'utilisateur reçoit toujours. Il peut aussi la faire joindre pour vous et pour la partie facturée. On y trouve, pour chaque étape, le moment et qui a agi, avec nom et adresse e-mail. Votre adresse IP et votre navigateur n'y figurent pas : ils restent uniquement dans notre base de données, comme preuve.
Les e-mails concernant une feuille de temps partent de notre adresse, mais au nom de l'utilisateur : votre réponse lui parvient. La page de signature ne charge rien depuis d'autres sites.
Qui reçoit vos données ?
Microsoft Ireland Operations Ltd assure l'hébergement du site et de l'app, la base de données, le stockage des documents, l'e-mail via Azure Communication Services, les journaux et la connexion via Microsoft Entra External ID. L'app et ses données se trouvent en Suède, dans la région Azure Sweden Central. Microsoft traite l'e-mail en Europe.
Recommand (BRBX BV, Nieuwdorp 5, 3990 Peer, numéro d'entreprise 1012.081.766) est le point d'accès Peppol de Hopfact. Recommand reçoit les données de votre entreprise si vous activez Peppol, et chaque facture que vous envoyez via Peppol. Pour vérifier si un client peut recevoir des factures via Peppol, Recommand reçoit le numéro d'entreprise de ce client.
Plausible Insights OÜ assure les statistiques de visite du site, avec des serveurs en Allemagne. L'app n'utilise pas de statistiques.
Nous vérifions un numéro de TVA que vous saisissez dans l'app auprès de VIES, le service de la Commission européenne. Si vous vous connectez avec Google ou avec un compte Microsoft personnel, ce service sait que vous le faites chez Hopfact. Les e-mails que vous envoyez à info@hopfact.be passent par Cloudflare, qui les transfère vers notre boîte mail chez Gmail, un service de Google.
Ce qu'un utilisateur envoie va à qui il choisit : son client, le signataire, l'adresse Peppol de son client ou son propre outil comptable.
Nous ne vendons pas vos données et ne les transmettons pas à des fins de marketing. Lors d'un support par Microsoft, un transfert en dehors de l'Espace économique européen est possible, sous les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Cloudflare est une entreprise américaine : là aussi, le transfert se fait sous ces clauses contractuelles types. Recommand fait appel, pour quelques services, à des entreprises situées en dehors de l'Espace économique européen, également sous ces clauses contractuelles types. Google aussi peut traiter les e-mails de notre boîte mail en dehors de l'Espace économique européen.
Cookies
Ce site n'utilise ni cookies ni techniques similaires. Il n'y a donc pas de bandeau cookies.
L'app n'utilise que les cookies nécessaires à son fonctionnement : un cookie de session qui vous garde connecté 8 heures, deux cookies de courte durée qui sécurisent la connexion, et un cookie qui retient votre langue pendant 1 an. La page de connexion de Microsoft place ses propres cookies pour vous connecter. Il n'y a pas de cookies de statistiques ou de publicité, donc pas de bandeau cookies dans l'app non plus. La page de signature et la page de vérification ne placent pas de cookies.
Comment protégeons-nous vos données ?
Tout circule chiffré sur internet et est stocké chiffré. Chaque organisation ne voit que ses propres données. Hopfact ne connaît pas de mots de passe : vous vous connectez avec un code à usage unique, avec Google ou avec un compte Microsoft personnel. D'un lien de signature, nous ne conservons qu'une empreinte, et les journaux ne contiennent jamais d'adresse e-mail, d'IBAN ou de jeton. Seul l'exploitant de Hopfact a accès à la base de données. Il ne la consulte que si c'est nécessaire pour le support ou pour corriger une erreur. Vous en trouverez davantage dans l'accord de traitement des données.
Vos droits
Vous avez le droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition.
Si vous utilisez Hopfact, vous consultez et corrigez vous-même la plupart des données dans l'app, et vous téléchargez chaque facture et feuille de temps.
Vous supprimez vous-même votre compte, avec un bouton dans l'app. 30 jours plus tard, nous effaçons les données de votre organisation et votre connexion. Pendant ces 30 jours, vous pouvez encore annuler. Les factures émises, les feuilles de temps envoyées et leur piste d'audit restent dans le stockage verrouillé jusqu'à la fin de leurs 10 ans : personne ne peut les effacer plus tôt, et vous êtes légalement tenu de les conserver 10 ans. Personne ne les ouvre, et nous vous les remettons sur demande. Après ces 10 ans, nous les effaçons. Téléchargez-les donc d'abord.
Si un utilisateur a introduit vos données dans Hopfact, adressez-vous à lui. Si vous nous écrivez, nous lui transmettons votre demande et l'aidons à y répondre.
Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement pour la liste d'attente via le lien de désinscription présent dans chaque e-mail. Pour tout le reste, vous nous joignez à info@hopfact.be. Nous répondons dans un délai d'un mois.
Une plainte ?
Vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, contact@apd-gba.be.
Divers
Nous ne prenons pas de décisions automatisées et ne faisons pas de profilage. Hopfact ne s'adresse pas aux enfants de moins de 16 ans. En cas de modification substantielle de cette déclaration, nous en informons les personnes inscrites et confirmées sur la liste d'attente. Aux utilisateurs, nous montrons la nouvelle version lors de leur prochaine connexion.
Des questions sur vos données ? info@hopfact.be