Privacyverklaring

Versie 2.0 · 15 oktober 2026

Wie is verantwoordelijk?

LOOTVOET BV, Groenestraat 37/C, 8691 Alveringem, ondernemings- en btw-nummer BE 0800.934.047, RPR Gent, afdeling Veurne, is verantwoordelijk voor de verwerking van je gegevens op deze website, voor de wachtlijst en voor je account in de app van Hopfact. Je bereikt ons op info@hopfact.be.

Wie Hopfact gebruikt, zet er ook gegevens van anderen in: zijn klanten, de contactpersonen van die klanten en wie een timesheet ondertekent. Voor die gegevens is de gebruiker verantwoordelijk. Wij verwerken ze enkel in zijn opdracht, volgens de verwerkersovereenkomst. Wat we ermee doen, lees je hieronder ook.

Wat verwerken we, en waarom?

Website, wachtlijst en verificatiepagina

Wat	Gegevens	Rechtsgrond	Bewaartermijn
Website bekijken	IP-adres en technische verzoekgegevens, verwerkt door de hosting van Microsoft Azure	Gerechtvaardigd belang	Geen eigen toegangslogs
Bezoekersstatistieken (Plausible)	Pagina, verwijzende site, land, apparaattype, browser en besturingssysteem. IP-adres en browsergegevens enkel gehasht, met een zout dat elke 24 uur wisselt	Gerechtvaardigd belang	Enkel geanonimiseerde totalen
Wachtlijst	E-mailadres, taal, tijdstip en versie van je toestemming, tijdstip van je bevestiging. Doel: de bevestigingsmail, nieuws over de lancering en een uitnodiging voor de bèta	Toestemming	Onbevestigd: 30 dagen. Bevestigd: tot je uitschrijft, maximaal 24 maanden
Misbruikbeveiliging wachtlijst	IP-adres, enkel in het geheugen van de server	Gerechtvaardigd belang	Niet bewaard
Uitnodiging voor de bèta	E-mailadres en taal, wanneer we je uitnodigden, of en wanneer je met dat adres een organisatie aanmaakte, en of we een feedbackgesprek hadden. Je adres komt op de lijst van adressen die een organisatie mogen aanmaken	Toestemming voor de uitnodiging. Gerechtvaardigd belang om de bèta op te volgen	Tot het einde van de bèta
Dagtariefcalculator	Geen: alles gebeurt in je browser	Niet van toepassing	Niets bewaard
Een ondertekende timesheet nakijken	Enkel de vingerafdruk (SHA-256) van het bestand: het bestand zelf verlaat je computer niet. Je IP-adres, enkel in het geheugen van de server, om misbruik af te remmen	Gerechtvaardigd belang	Niet bewaard

Als je Hopfact gebruikt

Je gebruikt Hopfact als je met een uitnodiging een organisatie aanmaakte en je aanmeldt in de app.

Wat	Gegevens	Rechtsgrond	Bewaartermijn
Account en aanmelden	Je e-mailadres, de naam van je aanmeldaccount, de unieke code die Microsoft je account geeft, en de taal van de app. Je meldt je aan met een eenmalige code per mail, met Google of met een persoonlijk Microsoft-account. Kies je Google of een Microsoft-account, dan geeft die dienst je naam en e-mailadres door	Overeenkomst	Zolang je account bestaat
Je organisatie	Naam, rechtsvorm, adres, btw-nummer, ondernemingsrechtbank, contactpersoon met telefoon en e-mailadres, IBAN, BIC, bank, logo, het e-mailadres van je boekhoudtool en je instellingen	Overeenkomst	Zolang je account bestaat. Wat op een uitgereikte factuur staat: 10 jaar
Je werk	Opdrachten en tarieven, gewerkte dagen en uren, dagnotities, blokken van de tijdsregistratie met hun omschrijving, de cijfers van vorige jaren die je zelf invult, en je handtekening: getekende lijnen of je naam in handschrift	Overeenkomst	Zolang je account bestaat. Wat in een verstuurde timesheet of uitgereikte factuur staat: 10 jaar
Facturen en timesheets	Van elke uitgereikte factuur de PDF en de UBL. Van elke verstuurde timesheet de PDF, de ondertekende PDF, de audittrail en de gegevens waaruit ze gemaakt zijn	Overeenkomst. De termijn volgt je wettelijke bewaarplicht	10 jaar, ook als je je account verwijdert. Niemand kan ze eerder wissen, ook wij niet
Je handelingen in de audittrail	Als je een timesheet tekent of verstuurt, een link intrekt of een andere ondertekenaar kiest: het tijdstip, je naam en e-mailadres, je IP-adres en je browser	Gerechtvaardigd belang: kunnen bewijzen wie wat deed	10 jaar, zoals de timesheet
Peppol	Activeer je Peppol, dan gaan de naam, het adres, het ondernemingsnummer en het btw-nummer van je onderneming naar Recommand, het Peppol-toegangspunt van Hopfact. De controle van je identiteit gebeurt op de site van Recommand: die gegevens zien wij niet	Overeenkomst	Zolang je account bestaat
Akkoord met de voorwaarden	Welke versie van de bètavoorwaarden en de verwerkersovereenkomst je aanvaardde, welke versie van deze verklaring je las, wanneer, en met welk account	Gerechtvaardigd belang: kunnen aantonen waarmee je akkoord ging	Zolang je account bestaat
Mails en meldingen aan jou	Het contactadres van je organisatie, de inhoud van de melding of de mail, en of de mail aankwam	Overeenkomst	Zolang je account bestaat
Feedback en support	Je bericht. De feedbackknop in de app stuurt het als mail naar info@hopfact.be, met de pagina waarop je was, je taal, je organisatie en je e-mailadres, zodat we kunnen antwoorden. Is de mail vertrokken, dan wissen we het bericht uit de app	Gerechtvaardigd belang: je helpen en Hopfact verbeteren	Enkel in onze mailbox, maximaal 2 jaar
Technische logs	Welke functie op welk moment gebruikt werd, hoe lang ze duurde, foutmeldingen en technische codes. Nooit een e-mailadres, IBAN of link met een token. Je IP-adres wordt niet in de logs bewaard	Gerechtvaardigd belang: de app veilig en werkend houden	30 dagen

"Zolang je account bestaat" betekent: tot 30 dagen nadat je je account verwijderde (zie "Je rechten").

Als een gebruiker jouw gegevens in Hopfact zet

Dit gaat over de klanten van een gebruiker, hun contactpersonen, wie een timesheet ondertekent en wie een timesheet of factuur ontvangt. De gebruiker is verantwoordelijk voor die gegevens. Hij bepaalt ook waarom hij ze verwerkt: meestal om een overeenkomst met jou of je werkgever uit te voeren, of om te kunnen bewijzen dat een timesheet goedgekeurd werd. Wij verwerken ze in zijn opdracht.

Wat	Gegevens	Doel	Bewaartermijn
Klanten en contactpersonen	Naam, adres, btw-nummer en logo van het bedrijf, en de e-mailadressen voor facturen en timesheets. Naam, e-mailadres, functie en taal van een contactpersoon	Timesheets en facturen maken en versturen	Zolang de gebruiker ze bewaart. Wat op een uitgereikte factuur staat: 10 jaar
Ondertekenverzoek	Naam, e-mailadres en taal van de ondertekenaar, wanneer het verzoek en elke herinnering vertrok, en of de mail aankwam	De timesheet laten goedkeuren	10 jaar, zoals de timesheet
Goedkeuren of weigeren	Wat je deed en wanneer, de naam die je typte of de handtekening die je tekende (als lijnen, niet als beeld), en je reden als je weigerde	De goedkeuring vastleggen	10 jaar, zoals de timesheet
Audittrail	Bij elke handeling op de ondertekenpagina (openen, downloaden, goedkeuren of weigeren): het tijdstip, je IP-adres en je browser. Openen telt hoogstens één keer per dag	Kunnen bewijzen wie wat deed, en wanneer	10 jaar, zoals de timesheet
Misbruikbeveiliging ondertekenpagina	IP-adres, enkel in het geheugen van de server	Te veel pogingen afremmen	Niet bewaard

De audittrail is een PDF die de gebruiker altijd krijgt. Hij kan hem ook naar jou en naar de gefactureerde partij laten meesturen. Daarop staan per stap het tijdstip en wie handelde, met naam en e-mailadres. Je IP-adres en browser staan er niet op: die blijven enkel in onze database, als bewijs.

Mails over een timesheet vertrekken van ons adres, maar namens de gebruiker: je antwoord gaat naar hem. De ondertekenpagina laadt niets van andere sites.

Wie krijgt je gegevens?

Microsoft Ireland Operations Ltd verzorgt de hosting van de website en de app, de database, de opslag van documenten, de e-mail via Azure Communication Services, de logs en het aanmelden via Microsoft Entra External ID. De app en haar gegevens staan in Zweden, in de Azure-regio Sweden Central. De e-mail verwerkt Microsoft in Europa.

Recommand (BRBX BV, Nieuwdorp 5, 3990 Peer, ondernemingsnummer 1012.081.766) is het Peppol-toegangspunt van Hopfact. Recommand krijgt de gegevens van je onderneming als je Peppol activeert, en elke factuur die je via Peppol verstuurt. Om na te gaan of een klant facturen via Peppol kan ontvangen, krijgt Recommand het ondernemingsnummer van die klant.

Plausible Insights OÜ verzorgt de bezoekersstatistieken van de website, met servers in Duitsland. De app gebruikt geen statistieken.

Een btw-nummer dat je in de app invult, kijken we na bij VIES, de dienst van de Europese Commissie. Meld je je aan met Google of met een persoonlijk Microsoft-account, dan weet die dienst dat je dat bij Hopfact doet. Mail die je naar info@hopfact.be stuurt, loopt via Cloudflare, dat ze doorstuurt naar onze mailbox bij Gmail, een dienst van Google.

Wat een gebruiker verstuurt, gaat naar wie hij kiest: zijn klant, de ondertekenaar, het Peppol-adres van zijn klant of zijn eigen boekhoudtool.

We verkopen je gegevens niet en geven ze niet door voor marketing. Bij support door Microsoft is doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte mogelijk, onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Cloudflare is een Amerikaans bedrijf: ook daar gebeurt doorgifte onder die standaardcontractbepalingen. Recommand doet voor enkele diensten een beroep op bedrijven buiten de Europese Economische Ruimte, eveneens onder die standaardcontractbepalingen. Ook Google kan de mail in onze mailbox buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.

Cookies

Deze website gebruikt geen cookies of gelijkaardige technieken. Daarom is er ook geen cookiebanner.

De app gebruikt enkel cookies die nodig zijn om te werken: een sessiecookie die je 8 uur aangemeld houdt, twee kortstondige cookies die het aanmelden beveiligen, en een cookie die je taal 1 jaar onthoudt. De aanmeldpagina van Microsoft zet haar eigen cookies om je aan te melden. Cookies voor statistieken of reclame zijn er niet, dus ook in de app is er geen cookiebanner. De ondertekenpagina en de verificatiepagina zetten geen cookies.

Hoe beveiligen we je gegevens?

Alles gaat versleuteld over het internet en staat versleuteld opgeslagen. Elke organisatie ziet enkel haar eigen gegevens. Hopfact kent geen wachtwoorden: je meldt je aan met een eenmalige code, met Google of met een persoonlijk Microsoft-account. Van een ondertekenlink bewaren we enkel een vingerafdruk, en logs bevatten nooit een e-mailadres, IBAN of token. Enkel wie Hopfact uitbaat, kan aan de database. Hij kijkt er enkel in als dat nodig is voor support of om een fout op te lossen. Meer staat in de verwerkersovereenkomst.

Je rechten

Je hebt recht op inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar.

Gebruik je Hopfact, dan zie en verbeter je de meeste gegevens zelf in de app, en download je elke factuur en timesheet.

Je verwijdert je account zelf, met een knop in de app. 30 dagen later wissen we de gegevens van je organisatie en je aanmelding. Binnen die 30 dagen kan je het nog annuleren. Uitgereikte facturen, verstuurde timesheets en hun audittrail blijven in de vergrendelde opslag tot hun 10 jaar voorbij zijn: niemand kan ze eerder wissen, en je bent wettelijk verplicht ze 10 jaar te bewaren. Niemand opent ze, en op vraag bezorgen we ze je. Na die 10 jaar wissen we ze. Download ze dus best eerst.

Zette een gebruiker je gegevens in Hopfact, richt je dan tot hem. Mail je ons, dan geven we je vraag aan hem door en helpen we hem antwoorden.

Je toestemming voor de wachtlijst kan je altijd intrekken via de uitschrijflink in elke mail. Voor al de rest bereik je ons op info@hopfact.be. We antwoorden binnen één maand.

Een klacht?

Je kan een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be.

Overige

We nemen geen geautomatiseerde besluiten en doen geen profilering. Hopfact is niet gericht aan kinderen jonger dan 16 jaar. Wijzigt deze verklaring wezenlijk, dan laten we dat weten aan wie bevestigd op de wachtlijst staat. Gebruikers tonen we de nieuwe versie bij hun volgende aanmelding.

Vragen over je gegevens? info@hopfact.be