Faire signer sa feuille de temps, sans allers-retours par mail
Avec Hopfact, votre client signe votre feuille de temps via un lien personnel, sans compte, et s'il tarde, Hopfact envoie lui-même les relances.
Sans Hopfact
Une signature qui se fait attendre
Vous envoyez votre feuille de temps en PDF à votre client, en lui demandant de la signer et de la renvoyer. Puis vous attendez. Après quelques jours, vous relancez, puis vous relancez encore. Quand elle revient enfin, vous la transférez à votre bureau.
Si vous passez par un bureau, il ne paie généralement qu'après avoir reçu la feuille de temps signée. Chaque jour sans signature, c'est un jour de plus avant d'être payé.
Avec Hopfact
Comment votre client signe
Vous vérifiez votre mois et cliquez sur « Signer et envoyer ». Vous signez en premier, et votre client reçoit un e-mail avec un lien personnel.
Le lien ouvre une page sur smartphone ou ordinateur, dans la langue de votre client : la feuille de temps elle-même, le nombre de jours et d'heures, et un champ pour son nom. Votre client coche son accord et clique sur « Approuver ». Il peut aussi signer au doigt ou à la souris. Si quelque chose ne va pas, il refuse en donnant une raison, et vous corrigez.
S'il tarde, Hopfact envoie par défaut une relance après trois jours ouvrables, puis une autre trois jours ouvrables plus tard. Ce n'est qu'ensuite que vous recevez une notification. Après la signature, vous et votre client recevez le PDF signé.
Via un bureau ou en direct
Via un bureau, vous signez en premier, le client final signe, la feuille de temps signée part d'elle-même vers le bureau, et le bureau reçoit aussi la facture. Il a ainsi tout ce qu'il lui faut pour payer.
Vous facturez en direct ? Par défaut, personne ne signe et vous envoyez la feuille de temps sans signature. Si votre client demande quand même une signature, vous l'activez pour cette mission.
Pourquoi ailleurs, ça ne se passe pas ainsi
Les logiciels de facturation belges ne permettent pas à votre client d'approuver une feuille de temps. Les outils de feuilles de temps font signer, mais s'arrêtent là : la facture, vous la faites vous-même. Et les portails des bureaux appartiennent au bureau ou au client : à chaque nouvelle mission, vous recommencez.
Dans Hopfact, la signature est une étape de votre mois, entre vos jours et votre facture.
Valable et vérifiable
- Une signature électronique simple avec piste d'audit a une valeur probante selon le règlement européen eIDAS (article 25). Itsme ou l'eID ne sont pas nécessaires pour une feuille de temps.
- La piste d'audit enregistre qui a ouvert le lien, signé ou refusé, et quand.
- Le PDF signé reçoit une empreinte (SHA-256). Grâce au lien en bas du PDF, chacun peut vérifier que le fichier n'a pas été modifié depuis.
- Les relances ne partent que les jours ouvrables belges, à 9 heures du matin.
Inscrivez-moi sur la liste d'attente
Hopfact est en construction. Laissez votre adresse et vous recevrez un e-mail au lancement ainsi qu'une invitation à la bêta.