Je timesheet laten ondertekenen, zonder mails heen en weer
Met Hopfact tekent je klant je timesheet via een persoonlijke link, zonder account, en blijft het stil, dan stuurt Hopfact zelf de herinneringen.
Zonder Hopfact
Een handtekening die op zich laat wachten
Je stuurt je timesheet als PDF naar je klant, met de vraag om ze te ondertekenen en terug te sturen. Daarna wacht je. Na een paar dagen stuur je een herinnering, en nog een. Komt ze terug, dan stuur je ze door naar je bureau.
Werk je via een bureau, dan betaalt het doorgaans pas als het de ondertekende timesheet heeft. Elke dag dat de handtekening uitblijft, word je een dag later betaald.
Met Hopfact
Zo tekent je klant
Je kijkt je maand na en klikt op "Teken en verstuur". Jij tekent eerst, en je klant krijgt een mail met een persoonlijke link.
De link opent een pagina op gsm of laptop, in de taal van je klant: de timesheet zelf, het aantal dagen en uren, en een vak voor de naam. Je klant vinkt aan akkoord te gaan en klikt op "Goedkeuren". Wie liever met de vinger of de muis tekent, kan dat ook. Klopt er iets niet, dan weigert je klant met een reden, en pas jij aan.
Blijft het stil, dan stuurt Hopfact standaard na drie werkdagen een herinnering, en drie werkdagen later nog een. Pas als die op zijn, krijg jij een melding. Na de handtekening krijgen jij en je klant de ondertekende PDF.
Via een bureau of rechtstreeks
Via een bureau teken jij eerst, tekent de eindklant, gaat de ondertekende timesheet vanzelf naar het bureau en krijgt het bureau ook de factuur. Zo heeft het alles wat het nodig heeft om te betalen.
Factureer je rechtstreeks, dan tekent standaard niemand mee en stuur je de timesheet zonder handtekening. Vraagt je klant toch een handtekening, dan zet je die per opdracht aan.
Waarom dit elders niet zo loopt
Belgische facturatietools laten je klant geen timesheet goedkeuren. Tools voor timesheets laten wel tekenen, maar stoppen daar: de factuur maak je zelf. En de portalen van bureaus zijn van het bureau of de klant: bij een nieuwe opdracht begin je opnieuw.
In Hopfact is de handtekening een stap in je maand, tussen je dagen en je factuur.
Rechtsgeldig en na te kijken
- Een gewone elektronische handtekening met audittrail heeft bewijskracht onder de Europese eIDAS-verordening (artikel 25). Itsme of eID zijn voor een timesheet niet nodig.
- De audittrail legt vast wie de link wanneer opende, tekende of weigerde.
- De ondertekende PDF krijgt een vingerafdruk (SHA-256). Via de link onderaan de PDF kan iedereen nagaan dat het bestand daarna niet gewijzigd is.
- Herinneringen vertrekken enkel op Belgische werkdagen, om 9 uur 's ochtends.
Zet me op de wachtlijst
Hopfact is in de maak. Laat je adres achter en je krijgt een mail bij de lancering en een uitnodiging voor de bèta.