Le calendrier
Pour chaque mission, vous remplissez chaque mois ce que vous avez travaillé. Vous adaptez ce qui diffère et vérifiez le mois, puis la feuille de temps et la facture suivent.
Ouvrir un mois
#Chaque mission a un calendrier par mois. Vous l'ouvrez de l'une de ces façons :
- Allez dans Missions, choisissez la mission et cliquez sur Ce mois-ci. Si le mois précédent n'est pas encore vérifié ou envoyé, le bouton indique par exemple Terminer octobre 2026 et vous arrivez dans ce mois. Si la mission est terminée, il indique par exemple Ouvrir août 2026, le dernier mois. Un autre mois se choisit sous Mois, sur la même page.
- Ou, sur l'aperçu, dans la carte Jusqu'ici en novembre, cliquez sur le nom du client.
- Ou, dans Factures, cliquez sur Ouvrir ou Vérifier à côté du mois.
Les flèches à côté du titre vous mènent au Mois précédent et au Mois suivant. En dessous se trouvent les trois étapes du mois, Feuille de temps, Facture et Paiement, chacune avec son état. Un clic sur Facture vous amène au brouillon de facture de ce mois, un clic sur Feuille de temps vous ramène au calendrier.
Bon à savoir
- Vous pouvez ouvrir chaque mois depuis le début de la mission jusqu'au mois prochain, ou jusqu'à la fin de la mission si elle tombe plus tôt.
- Si personne n'ouvre le mois précédent, Hopfact le fait lui-même, le matin du premier jour ouvrable du nouveau mois.
Jours ouvrables et jours fériés
#Si Pré-remplir les jours ouvrables dans le calendrier mensuel est activé dans la mission, chaque jour ouvrable reçoit vos Heures par jour de travail à l'ouverture du mois. Vous n'adaptez alors que ce qui diffère.
- Un jour ouvrable, c'est du lundi au vendredi, sauf un jour férié belge.
- Les jours fériés sont en bleu clair et portent leur nom ; le week-end est en gris.
- Les heures pré-remplies sont en gris, ce que vous avez tapé vous-même est en noir.
- Au-dessus du calendrier figure le total, par exemple 19,5 jours · 156 heures. Chaque ligne se termine par le total de la semaine.
Au-dessus du calendrier, à côté du total, il y a deux boutons :
- Remplir tous les jours ouvrés met vos heures par jour de travail sur chaque jour ouvrable, même là où vous aviez tapé autre chose. Le week-end et les jours fériés restent tels quels.
- Tout effacer vide tout le mois, week-end compris. Si des notes disparaissent avec, Hopfact vous le demande d'abord.
Bon à savoir
- Les jours fériés sont les dix jours fériés légaux : Jour de l'An, lundi de Pâques, fête du Travail, Ascension, lundi de Pentecôte, fête nationale, Assomption, Toussaint, Armistice et Noël. Hopfact ne compte pas les jours fériés régionaux.
- Le pré-remplissage se fait une seule fois, à l'ouverture du mois. Si vous modifiez ensuite les heures par jour de travail, les mois déjà ouverts restent tels quels.
- Travailler le week-end ou un jour férié est permis. Vous recevez un avertissement, et un supplément si vous l'avez convenu.
Modifier les heures et les demi-journées
#Vous saisissez toujours un jour en heures, même avec un tarif journalier. Une demi-journée correspond donc à la moitié de vos heures par jour de travail, par exemple 4.
- Cliquez sur un jour et tapez les heures, par exemple 7,5. Vide ou 0 signifie non presté.
- Avec Tab, vous passez au jour suivant. Hopfact enregistre dès que vous quittez un jour.
Pour une série de jours à la fois :
- Faites glisser du premier au dernier jour. Ou cliquez sur le premier, puis Maj+clic sur le dernier. Sur un GSM, gardez le doigt un instant sur un jour, puis faites glisser.
- Choisissez Remplir (8 h) pour donner vos heures par jour de travail aux jours ouvrables de la série, ou Vider pour effacer toute la série.
- Annuler ou Échap désélectionne la série.
Bon à savoir
- Un jour compte entre 0 et 24 heures, par quart d'heure : 7,25 est permis, 7,1 non.
- Remplir (8 h) saute le week-end et les jours fériés ; Vider, lui, les efface.
- Les demi-journées n'existent que sur la facture, avec Arrondi à la demi-journée.
Notes sur un jour
#Pour chaque jour presté, vous pouvez ajouter une courte note, par exemple ce sur quoi vous avez travaillé ce jour-là. Elle figure sur la feuille de temps.
- Dans la mission, sous Feuille de temps, choisissez une feuille de temps avec la Mise en page Liste (portrait, par jour presté).
- Sous le calendrier apparaît Notes par jour, avec un champ par jour presté.
- Tapez votre note. Hopfact enregistre dès que vous quittez le champ.
Bon à savoir
- Une note compte au maximum 200 caractères et accompagne un jour avec des heures. Si vous effacez les heures, la note disparaît avec elles.
- Les notes ne figurent que sur la feuille de temps en liste, pas sur la grille ni sur la facture.
- Un émoji ou une coche ne peut pas figurer sur le PDF. Tenez-vous-en à du texte simple.
Vérifier le mois
#Vérifier, c'est confirmer que le mois est correct. Ensuite viennent la feuille de temps et la facture.
- Parcourez le mois : les jours, le total et les totaux par semaine.
- Sous le calendrier, dans Feuille de temps, cliquez sur Mois vérifié. En haut, l'étape Feuille de temps passe à Vérifié.
Lors de l'envoi de la feuille de temps et lors de la facturation, Hopfact signale ce qui sort de l'ordinaire :
- du travail le week-end ou un jour férié ;
- plus de 12 heures sur une journée, toutes missions confondues ;
- plus d'une mission le même jour, plus d'une journée au total ;
- des heures supplémentaires, si vous les facturez ;
- plus de jours prestés que de jours ouvrables.
Bon à savoir
- Si vous modifiez ensuite un jour ou une note, le mois n'est plus vérifié et le bouton réapparaît. Cliquer sur un jour sans rien changer ne compte pas.
- Ne pas vérifier ne bloque rien. Votre feuille de temps et votre facture reprennent alors les jours tels qu'ils figurent actuellement dans le calendrier, et Hopfact le signale. Dans Factures, le mois continue toutefois de demander Vérifier.
- Plus de 24 heures sur une journée, toutes missions confondues, bloque en revanche la feuille de temps et la facture.
- Vous ne pouvez pas vérifier un mois vide.
Corriger un mois
#Dès que votre feuille de temps est en signature, ou que le mois est facturé, le calendrier est verrouillé. Si quelque chose doit malgré tout changer, cliquez sur Corriger. Ce qui se passe ensuite dépend du badge :
- En attente de signature : vous confirmez avec Corriger quand même, et la demande à votre client est retirée. Le lien de l'e-mail ne fonctionne plus, et le signataire n'en est pas averti. Le mois repasse à Prêt pour vérification ; après votre modification, vous envoyez une nouvelle version.
- Signé : vous confirmez avec Corriger quand même, et le mois repasse à Prêt pour vérification. La version signée reste valable jusqu'à ce que vous en envoyiez une nouvelle, qui devra être signée à nouveau.
- Facturé ou Envoyé : une facture existe déjà, et elle se corrige avec une note de crédit. Vers l'écran de la facture vous y mène. Créditez la facture et rouvrez le mois : le calendrier est alors de nouveau ouvert. Voir Corriger après la finalisation.
Bon à savoir
- Si votre client refuse la feuille de temps, inutile de corriger : le calendrier se rouvre aussitôt. Voir Si votre client refuse.
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