Premiers pas

Vous créez votre organisation, ajoutez un client et créez une mission. Les choix faits dans cette mission déterminent votre mois, votre feuille de temps et votre facture.

Créer votre organisation

Hopfact est en bêta fermée. Vous y accédez avec l'adresse e-mail à laquelle vous avez reçu l'invitation ; avec une autre adresse, cela ne fonctionne pas.

Cliquez sur le bouton de l'invitation et connectez-vous avec cette adresse.
Vous arrivez sur Bienvenue ! Configurez votre entreprise. Saisissez votre Numéro de TVA et cliquez sur Rechercher : Hopfact récupère votre nom et votre adresse dans VIES. Vérifiez-les.
Choisissez votre Forme juridique et, pour une société, le Tribunal de l'entreprise (RPM) et la Division. Une entreprise individuelle les laisse vides.
Sous Coordonnées bancaires, saisissez votre IBAN. Il figure sur chaque facture, avec le QR de paiement.
Si votre outil comptable a sa propre adresse e-mail pour les factures, saisissez-la dans Adresse e-mail de l'outil comptable. Vous pouvez aussi le faire plus tard.
À la question Comment suivez-vous votre temps ?, choisissez entre Par jour dans un calendrier et Avec un chronomètre.
Cochez la case d'acceptation et cliquez sur Créer l'organisation.

Bon à savoir

La forme juridique est par défaut SRL. Si vous la laissez ainsi sans tribunal de l'entreprise, vous ne pourrez pas finaliser de facture plus tard. L'aperçu continue de vous le rappeler.
Tout ce que vous saisissez ici se modifie plus tard sous Paramètres › Organisation. C'est là aussi que se trouve votre logo.
La numérotation de vos factures se trouve sous Paramètres › Numérotation ; sans modification, votre première facture reçoit un numéro comme INV-2026-001.

Ajouter un client

Dans Hopfact, un client est une entreprise : le client final chez qui vous travaillez, ou le bureau que vous facturez.

Allez dans Entreprises et cliquez sur Nouvelle entreprise.
Saisissez le Numéro de TVA et cliquez sur Rechercher. Le nom et l'adresse viennent de VIES.
Vérifiez la Langue des documents : c'est dans cette langue que cette entreprise reçoit sa facture et sa feuille de temps. Hopfact propose une langue d'après le code postal ou VIES.
Si vous facturez cette entreprise, indiquez dans Adresses e-mail pour les feuilles de temps qui reçoit votre feuille de temps, une adresse par ligne.
Cliquez sur Créer l'entreprise.
Sur la page de l'entreprise, ajoutez avec Ajouter une personne de contact les personnes qui signent votre feuille de temps.

Bon à savoir

Vous pouvez enregistrer une entreprise sans numéro de TVA, mais vous ne pourrez finaliser une facture adressée à cette entreprise qu'une fois le numéro renseigné.
Vous choisissez le signataire de votre feuille de temps parmi les personnes de contact du client final. Créez-les donc avant de créer la mission.
Les rappels aux signataires se règlent aussi ici, par entreprise. Voir Rappels.

Créer une mission

Une mission, c'est ce que vous remplissez et facturez chaque mois : un client final, une date de début et un tarif.

Allez dans Missions et cliquez sur Nouvelle mission.
Sous Où travaillez-vous ?, choisissez le Client final, et indiquez si vous passez par un intermédiaire.
Saisissez la Date de début, et la Date de fin si vous la connaissez.
Sous Enregistrement du temps, choisissez la Saisie, et sous Feuille de temps, le Type de feuille de temps.
Sous Tarif, saisissez votre tarif et choisissez le Mode d'envoi.
Cliquez sur Créer la mission.

Bon à savoir

Vous ne créez pas d'entreprise depuis la mission : créez-la d'abord sous Entreprises.
Choisissez d'abord le client final et indiquez s'il y a un intermédiaire. Si vous changez cela plus tard, Hopfact remet les choix de la feuille de temps à leur valeur par défaut.
La page de la mission affiche en haut ses Mois, puis un résumé des paramètres. Pour changer quelque chose plus tard, cliquez sur Modifier : vous y retrouvez le formulaire ci-dessus, ainsi que Supprimer la mission.
Un nouveau tarif à partir d'une date donnée s'ajoute plus tard dans le tableau Tarifs, sur la page de la mission.

En direct ou via un intermédiaire

Que vous travailliez directement pour votre client ou via un bureau, cela détermine qui reçoit la facture et ce que devient votre feuille de temps. Hopfact choisit la valeur par défaut ; vous pouvez tout adapter.

Non, directement pour le client final : la facture va au client final. Le Type de feuille de temps est sur Sans signature du client, et Je signe aussi est désactivé.
Oui, via un intermédiaire : la facture va à l'intermédiaire. La feuille de temps est sur Faire signer par le client : le client final signe, et vous signez aussi.

Bon à savoir

Si vous faites signer le client, la mission a besoin d'un Signataire, choisi parmi les personnes de contact du client final.
Par défaut, la feuille de temps est dans la langue des documents du client final, la facture dans celle de l'entreprise que vous facturez.
Ce que fait chaque type de feuille de temps est expliqué dans Trois types de feuille de temps.

Par jour ou par heure

Sous Par, vous choisissez par jour ou par heure. Dans les deux cas, vous saisissez des heures ; la facture les convertit.

Saisissez le Tarif (€, hors TVA) et choisissez Par.
Saisissez les Heures par jour de travail : la durée d'une journée complète, 8 par défaut.
Avec un tarif journalier, laissez Arrondir à la demi-journée activé si vous facturez en journées entières et en demi-journées.

Bon à savoir

Par jour : jours = heures ÷ heures par jour de travail. 155,25 heures à 8 heures par jour font 19,41 jours, arrondis à 19,5. Voir Arrondi à la demi-journée.
Par heure : vous facturez les heures telles qu'elles figurent dans le calendrier.
Les suppléments pour le week-end et les jours fériés, ainsi que les heures supplémentaires, se règlent sous ce même Tarif. Voir Suppléments et heures supplémentaires.

Premiers pas sur l'aperçu

Tant que tout n'est pas encore configuré, l'aperçu affiche la carte Pour commencer avec cinq étapes. Une étape se coche d'elle-même dès que ce qu'elle demande est en ordre ; un clic vous amène à la bonne page.

Les données de votre entreprise : votre IBAN et, pour une société, le tribunal de l'entreprise.
Votre premier client : une entreprise.
Votre première mission : avec un signataire, si votre client signe.
Comment partent vos factures : Peppol vérifié, ou l'adresse de votre outil comptable renseignée.
Votre premier mois vérifié : un mois vérifié, ou une première facture créée.

Bon à savoir

La carte disparaît d'elle-même quand les cinq étapes sont terminées. Vous ne pouvez pas la fermer.
Tant que la carte est affichée et que rien ne vous attend, l'aperçu masque En attente de vous.

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