Envoi

Pour chaque mission, vous choisissez comment la facture part : téléchargement seul, vers votre outil comptable ou via Peppol. Ensuite, Hopfact montre si elle est arrivée.

Trois modes d'envoi

Pour chaque mission, vous choisissez sous Tarif le Mode d'envoi :

Télécharger uniquement : Hopfact n'envoie rien. Vous téléchargez le PDF ou l'UBL et l'envoyez vous-même.
Vers mon outil comptable : la facture part par e-mail vers votre propre outil comptable, qui la traite ensuite.
Via Peppol : la facture va directement dans la comptabilité de votre client.

Bon à savoir

Une nouvelle mission choisit d'elle-même : Peppol si votre entreprise est vérifiée pour Peppol, sinon votre outil comptable si vous avez renseigné une adresse pour celui-ci, sinon le téléchargement seul.
Une mission existante ne change jamais d'elle-même. Si vous renseignez plus tard une adresse ou faites vérifier Peppol, adaptez vous-même le mode d'envoi.
Avec Peppol, le formulaire vérifie si l'entreprise que vous facturez se trouve sur Peppol. Pour l'instant, Peppol ne fonctionne que vers des destinataires belges.
Le téléchargement reste toujours possible, même avec un autre mode d'envoi.

Vers votre outil comptable

Allez dans Paramètres › Organisation et, sous Outil comptable, saisissez l'Adresse e-mail de l'outil comptable. C'est votre outil comptable qui vous donne cette adresse.
Dans la mission, choisissez le mode d'envoi Vers mon outil comptable.
Sur une facture définitive, cliquez sur Envoyer à l'outil comptable.

Bon à savoir

L'e-mail contient une seule pièce jointe : l'UBL, avec le PDF à l'intérieur. Ainsi, votre outil n'enregistre pas la facture deux fois.
Le bouton place l'e-mail dans la file d'attente. Si l'envoi échoue sur le moment, Hopfact réessaie encore cinq fois, sur quelques heures.
« Envoyée » signifie ici : arrivée dans votre outil comptable. Que votre outil transmette ou non la facture à votre client, cela se règle dans votre outil.

Activer Peppol

Avec Peppol, Hopfact envoie votre facture directement dans la comptabilité de votre client. Pour cela, Hopfact travaille avec Recommand, un service Peppol.

Allez dans Paramètres › Organisation, à la carte Peppol.
Cliquez sur Activer Peppol. Votre entreprise est inscrite chez Recommand.
Cliquez sur Vérifier votre entreprise. Sur la page de Recommand, un représentant habilité de votre entreprise confirme son identité. Si ce n'est pas vous, transférez-lui le lien.
Dès que le contrôle est terminé, Vérifiée s'affiche.
Mettez les missions qui doivent passer par Peppol sur le mode d'envoi Via Peppol.

Bon à savoir

Hopfact ne voit jamais votre pièce d'identité.
Avec Copie vers mon outil comptable avec Peppol, une copie part vers votre outil comptable après chaque livraison, avec « ne pas renvoyer » dans l'objet. C'est activé par défaut, si vous avez renseigné une adresse.
Hopfact ne fait qu'envoyer. La réception des factures se règle ailleurs : voir Recevoir des factures via Peppol.

Facturer et envoyer en un clic

Quand votre mois est prêt, vous finalisez la facture et l'envoyez en un clic.

Sur le brouillon, cliquez sur Facturer et envoyer via Peppol ou Facturer et envoyer à votre outil comptable.
La fenêtre indique le numéro, le destinataire, le montant TVA comprise et ce qui sort de l'ordinaire. Avec Voir d'abord l'aperçu PDF, vous jetez encore un œil.
Cliquez sur Facturer et envoyer.

Bon à savoir

Le bouton n'apparaît que lorsque le mois est prêt : signé par votre client, ou vérifié (ou envoyé sans signature) si votre client ne signe pas.
Avec Télécharger uniquement, il n'y a pas de bouton : vous finalisez alors la facture et l'envoyez vous-même.
Avec Peppol, Hopfact vérifie d'abord que vous et votre client êtes joignables, avant que la facture reçoive son numéro.
Si la facture est définitive mais n'est pas partie, Hopfact dit pourquoi, et vous l'envoyez plus tard avec le bouton habituel.

Suivre ce que devient votre facture

Dans Factures et sur la facture, vous voyez ce qui se passe :

En route : la facture est partie, il n'y a pas encore de confirmation.
Envoyée : elle est arrivée, avec la date.
Non distribuée : elle n'est pas arrivée. Hopfact dit pourquoi, par exemple que la boîte mail a refusé l'e-mail.

En cas de Non distribuée :

Réglez ce que le motif indique, par exemple une adresse e-mail erronée.
Cliquez sur Renvoyer, ou avec Peppol sur Renvoyer via Peppol.

Bon à savoir

Si la facture est déjà arrivée ou encore en route, Hopfact vous demande d'abord confirmation, pour que votre client ne la reçoive pas deux fois.
Une facture arrivée via Peppol ne se renvoie pas.
Si un envoi échoue après toutes les tentatives, vous recevez une notification dans l'application et un e-mail.
Une note de crédit se suit sur l'écran de la facture, dans son bloc sous Documents précédents, avec les mêmes boutons.

Envoyée vous-même ou facturée en dehors de Hopfact

Tout ne doit pas passer par Hopfact.

Vous avez envoyé la facture vous-même. Avec Télécharger uniquement, cliquez, sur la facture, sur Marquer comme envoyée. Avec un autre mode, le bouton s'appelle Envoyée hors Hopfact.
Vous avez facturé le mois en dehors de Hopfact. Dans Factures, sous le bouton de ce mois, ou sur la facture, sous Finaliser, cliquez sur Facturé hors Hopfact et confirmez avec Marquer. Hopfact ne fait alors pas de facture pour ce mois et ne vous en demande plus rien, pas même dans votre mail du matin.

Bon à savoir

Annuler le marquage, sur la facture, revient sur un envoi. Ce n'est plus possible si la facture est entre-temps arrivée via Hopfact.
Facturé hors Hopfact n'est possible que tant qu'il n'y a pas de facture définitive. L'annulation se fait dans Factures, sur le mois ou sur la facture.
Dans Factures, la colonne Facture indique alors Hors Hopfact.
Un tel mois ne compte pas dans vos chiffres sur l'aperçu.

Recevoir des factures via Peppol

Depuis le 1er janvier 2026, toute entreprise belge doit pouvoir recevoir des factures via Peppol. Hopfact ne fait qu'envoyer : la réception se règle chez un fournisseur Peppol, par exemple votre outil comptable.

Voyez dans votre outil comptable comment activer la réception Peppol, et faites-le.
Hopfact vérifie régulièrement si votre numéro d'entreprise figure dans la liste Peppol. Dès que c'est le cas, le message sur l'aperçu disparaît de lui-même.

Bon à savoir

Le message reste affiché tant que votre entreprise est introuvable. Vous ne pouvez pas le fermer.
Dans la carte Peppol, sous Paramètres › Organisation, vous voyez quand Hopfact a vérifié pour la dernière fois.
Activer Peppol dans Hopfact ne change rien à l'endroit où vous recevez aujourd'hui vos factures.

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