Signature

Hopfact fait de votre mois une feuille de temps. Votre client la signe en ligne, sans compte, et vous voyez quand c'est fait.

Trois types de feuille de temps

Pour chaque mission, vous choisissez sous Feuille de temps le Type de feuille de temps :

Faire signer par le client : votre client signe la feuille de temps en ligne. Vous choisissez un Signataire parmi les personnes de contact du client final. Ce n'est qu'après la signature que vous facturez en un clic.
Sans signature du client : vous envoyez la feuille de temps en PDF aux adresses pour les feuilles de temps de l'entreprise que vous facturez. Personne ne doit signer.
Pas de feuille de temps : uniquement une facture.

Bon à savoir

Via un intermédiaire, la mission est par défaut sur la signature par le client ; en direct, sur sans signature.
Avec Je signe aussi, votre signature figure aussi sur la feuille de temps, dans le bloc « Pour accord ».
Joindre la piste d'audit envoie aussi à votre client, avec la feuille de temps signée, qui a fait quoi et quand. Vous recevez toujours la piste d'audit.

Signer et envoyer

Ouvrez le mois et vérifiez-le.
Dans le bloc Signature, cliquez sur Signer et envoyer. Si vous ne signez pas vous-même, le bouton s'appelle Envoyer pour signature.
La fenêtre indique à qui et dans quelle langue part la demande, le total du mois et ce qui sort de l'ordinaire. Avec Je signe aussi, vous voyez aussi votre propre signature.
Cliquez sur Envoyer.

Votre signataire reçoit un e-mail avec le bouton « Consulter et signer ». Sur le mois, vous voyez quand la demande est partie et quand elle a été ouverte. Le badge passe à En attente de signature.

Bon à savoir

Votre signature se règle sous Paramètres › Ma signature : Dessiner moi-même, ou votre nom en écriture manuscrite.
Le mois n'a pas besoin d'être vérifié, et peut aussi partir en cours de mois.
La feuille de temps est figée dès son départ : vous ne pouvez plus modifier le calendrier sans corriger.
Si votre client répond à l'e-mail, sa réponse arrive à l'adresse de contact de votre organisation.

Ce que voit votre client

Votre client n'a pas besoin de compte. Le lien ouvre une page dans la langue du signataire, avec la feuille de temps en image et un bouton pour la télécharger en PDF.

Pour signer, votre client remplit Votre nom, coche J'approuve cette feuille de temps et clique sur Approuver. S'il préfère signer du doigt ou à la souris, il choisit Préférez-vous dessiner vous-même ?.
Pour refuser, votre client clique sur Refuser et écrit pourquoi.

Bon à savoir

Après la signature, le signataire reçoit le PDF signé par e-mail, tout comme les adresses pour les feuilles de temps de l'entreprise que vous facturez.
Vous recevez une notification et un e-mail avec la feuille de temps signée et la piste d'audit. Le badge passe à Signé, et votre facture est prête.
Le lien n'expire pas de lui-même.

Rappels

Si votre client ne signe pas, Hopfact envoie lui-même des rappels. Vous les réglez par entreprise, sur la page du client final, sous Rappels aux signataires.

Laissez Rappeler automatiquement activé.
Choisissez après combien de jours ouvrables part le premier rappel (3 par défaut). C'est aussi l'intervalle entre les suivants.
Choisissez le Nombre maximal de rappels (2 par défaut).

Avec ces valeurs par défaut : envoi le lundi, un rappel le jeudi et le mardi suivant, et le vendredi, vous recevez une notification.

Bon à savoir

Les rappels partent à 9 h les jours ouvrables, ni le week-end ni les jours fériés.
Chaque rappel a un nouveau lien ; les anciens continuent de fonctionner.
Quand les rappels sont épuisés, ou s'ils sont désactivés, vous recevez une notification pour prendre contact vous-même.
Ils s'arrêtent dès que la feuille de temps est signée, refusée, corrigée ou facturée, ou que son lien est révoqué.

Changer de signataire ou révoquer le lien

Si la feuille de temps est chez la mauvaise personne, ou si l'adresse e-mail était erronée, vous choisissez un autre signataire tant qu'elle attend une signature :

Sur le mois, cliquez sur Changer de signataire.
Choisissez la Personne de contact, ou ajoutez-en une.
Laissez Aussi pour les mois suivants activé si cette personne signe désormais.
Cliquez sur Envoyer à Lies Maes, avec le nom que vous avez choisi.

Si plus personne ne doit signer, cliquez sur Révoquer le lien. Le mois repasse à Prêt pour vérification, et vous envoyez ensuite une nouvelle version.

Bon à savoir

L'ancien lien expire, et la nouvelle personne reçoit une nouvelle version avec un nouveau lien. Le décompte des rappels recommence.
Vous pouvez choisir la même personne, par exemple après avoir corrigé son adresse e-mail.
Sur une feuille de temps signée, Révoquer le lien ne fait qu'expirer le lien. La signature reste.

Si votre client refuse

Si votre client refuse, vous recevez une notification et un e-mail avec le motif. Sur le mois, le badge indique Refusé, avec le motif en dessous.

Adaptez les jours. Le calendrier est aussitôt rouvert ; inutile de corriger.
Cliquez sur Envoyer à nouveau. Votre client reçoit une nouvelle version avec un nouveau lien.

Bon à savoir

Si une autre personne doit signer, choisissez un autre Signataire dans la mission avant de renvoyer.
La version refusée reste téléchargeable sur le mois.

Une feuille de temps sans signature

Avec Sans signature du client, vous transmettez simplement la feuille de temps.

Sur le mois, cliquez sur Envoyer la feuille de temps.
La fenêtre indique à quelles adresses elle part. Cliquez sur Envoyer.

Bon à savoir

La feuille de temps part vers les Adresses e-mail pour les feuilles de temps de l'entreprise que vous facturez, l'intermédiaire s'il y en a un. Sans adresses, vous ne pouvez pas l'envoyer.
Le mois ne change pas pour autant : vous pouvez continuer à modifier et renvoyer, même après la facturation.
Si vous modifiez les jours après l'envoi, le mois le signale.

Signée en dehors de Hopfact

Si votre client a signé sur papier ou dans le portail d'un bureau, vous l'indiquez à Hopfact. Le mois compte alors comme signé et est prêt à être facturé.

Dans Factures sous le bouton de ce mois, ou sur le mois lui-même sous Signer et envoyer, cliquez sur Feuille de temps réglée hors Hopfact.
Confirmez avec Marquer.

Bon à savoir

C'est possible tant que la feuille de temps n'est pas en signature. Si elle l'est déjà, révoquez d'abord le lien.
L'annulation se fait sur le mois, tant qu'il n'est pas facturé. Si vous envoyez quand même la feuille de temps pour signature plus tard, le marquage tombe.
Dans Factures et sur le mois, la feuille de temps indique alors Hors Hopfact.

Vérifier un document

Chaque feuille de temps signée et chaque piste d'audit porte en bas une référence à hopfact.be/verify. Chacun peut y vérifier qu'un PDF est exactement ce qui a été signé.

Ouvrez hopfact.be/verify.
Choisissez le fichier PDF.
Vous voyez s'il est identique, si la feuille de temps a entre-temps été remplacée par une version plus récente, ou si elle est introuvable.

Bon à savoir

Le fichier ne quitte pas votre ordinateur : seule une empreinte est envoyée à Hopfact.
La piste d'audit est un PDF séparé qui indique qui a fait quoi et quand : créée, envoyée, ouverte, signée. Vous la téléchargez sur le mois avec Piste d'audit.

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