Hopfact
Liste d'attente
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Suivi

L'aperçu montre ce qui vous attend et comment se passe votre année. Dans Factures, vous marquez ce qui est payé, et le mail du matin vous tient au courant.

L'aperçu

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L'Aperçu est votre écran d'accueil. De haut en bas :

  1. En attente de vous : les cinq choses les plus urgentes qui vous demandent quelque chose, chacune avec un bouton pour la faire. Avec Voir les 7, vous voyez le reste dans Factures.
  2. Quatre cartes : ce que vous avez facturé cette année, combien de jours, la TVA de ce trimestre, et ce qui reste dû, l'Encours.
  3. Deux graphiques : Par mois et Par année, en euros, en jours ou en heures.
  4. Jusqu'ici en novembre : pour chaque mission en cours, ce que vous avez déjà presté ce mois-ci, avec un lien vers le mois.

Bon à savoir

  • Les montants des cartes et des graphiques sont hors TVA et comptent selon la date de facture. L'Encours est TVA comprise et montre aussi ce qui est échu.
  • Les lignes supplémentaires ne comptent pas dans les jours facturés.
  • Une note de crédit compte en négatif, dans le mois de sa propre date, TVA du trimestre comprise. La facture créditée reste dans le mois de la sienne, comme dans votre déclaration TVA. Ses jours ne comptent plus.
  • Tant que Pour commencer est affiché et que rien ne vous attend, vous ne voyez pas En attente de vous.

Factures et À faire

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Factures affiche chaque mois de chaque mission sur une ligne : combien vous avez presté, où en sont la feuille de temps et la facture, le paiement et le montant.

  1. En haut, choisissez ce que vous voulez voir : Tout, À faire, Encours, Échues ou Payées. Choisissez éventuellement une seule mission ou une année.
  2. Dans la colonne Étape suivante, cliquez sur le bouton d'une ligne. Il vous amène au mois ou à la facture, où vous franchissez cette étape. Seul Marquer comme payée se fait directement sur la ligne.

Bon à savoir

  • À faire place le plus urgent en haut : d'abord ce qui n'est pas arrivé, puis ce qui doit être facturé ou envoyé, puis ce qui est échu, puis ce qui doit être vérifié ou signé.
  • Tout et Payées affichent une année. Les autres filtres affichent toutes les années.
  • Chaque mois figure une seule fois en haut, avec ses missions en dessous. Seul À faire indique le mois sur chaque ligne, car cette liste est triée par urgence.
  • Sous un mois avec une note de crédit, la facture créditée et la note de crédit figurent chacune sur leur propre ligne, la note de crédit en négatif. Encours et Échues ne comptent jamais une facture créditée.
  • Sous certains boutons figure un petit lien, comme Envoyée hors Hopfact ou Facturé hors Hopfact. Voir Envoyée vous-même ou facturée en dehors de Hopfact.

Marquer comme payée

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Hopfact ne consulte pas votre compte. Quand un paiement arrive, vous marquez vous-même la facture.

  1. Cliquez sur Marquer comme payée, sur la facture ou dans Factures.
  2. Dans Payée le, choisissez le jour où l'argent est arrivé. Par défaut, c'est aujourd'hui.
  3. Confirmez. Le paiement passe à Payée.

Bon à savoir

  • Une facture est Échue à partir du lendemain de son échéance. Elle apparaît alors aussi dans En attente de vous.
  • La date de paiement se situe entre la date de facture et aujourd'hui.
  • Une erreur ? Annuler le marquage sur la facture la rouvre.

Le mail du matin et les notifications

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Chaque matin à 8 h, Hopfact regarde ce que vous devez savoir. S'il y a quelque chose, vous recevez un seul e-mail qui regroupe tout, et une notification par point dans l'application.

Hopfact vous prévient :

  • le premier jour ouvrable du mois : vos jours du mois précédent, avec la question de savoir s'ils sont corrects ;
  • le 10 : une facture qui n'est pas encore partie, car le délai légal est le 15 ;
  • 30 et 7 jours avant la fin d'une mission ;
  • quand une facture est échue.

Les notifications se trouvent sous la cloche, dans le menu. Un clic ouvre ce qu'elles concernent ; Tout marquer comme lu vide la cloche.

Bon à savoir

  • Pour chaque cas, Hopfact ne vous prévient qu'une fois.
  • L'e-mail part vers l'adresse de contact de votre organisation. Il ne peut pas être désactivé.
  • Un mois que vous avez facturé hors Hopfact n'y figure pas.

Remplir les années précédentes

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Si vous étiez déjà indépendant avant Hopfact, vous saisissez vos chiffres de cette période. Vous pouvez ainsi les comparer dans les graphiques.

  1. Sur l'aperçu, sous les graphiques, cliquez sur Saisir les chiffres d'avant Hopfact.
  2. Pour chaque année, saisissez le CA hors TVA (€), et éventuellement les Jours. Hopfact calcule les Heures : vos jours multipliés par les Heures par jour de travail de vos missions, ou par 8 si vous n'avez pas encore de mission ou si elles diffèrent.
  3. Pour les mois de cette année avant votre première facture dans Hopfact, Hopfact calcule aussi la TVA (€) : 21 % du chiffre d'affaires. Sous le régime de la franchise pour petites entreprises, ce champ reste vide.

Bon à savoir

  • Vous pouvez remonter jusqu'à cinq ans en arrière.
  • Ce que vous saisissez apparaît hachuré dans les graphiques et compte dans les cartes, sauf dans l'Encours.
  • Si une année a entre-temps des factures dans Hopfact, ce sont elles qui comptent, pas ce que vous avez saisi.
  • Si un mois que vous avez saisi ici est encore à facturer dans Hopfact, marquez-le comme Facturé hors Hopfact (voir Envoyée vous-même ou facturée en dehors de Hopfact). Il ne vous demande alors plus rien, et vos chiffres saisis continuent de compter.
  • Ce que Hopfact a calculé apparaît en bleu clair. Si c'était différent, saisissez simplement un autre chiffre : ce que vous avez saisi vous-même ne change plus. Si vous videz un tel champ, Hopfact le recalcule.
  • Videz une ligne pour l'effacer.

Donner votre avis

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Quelque chose ne fonctionne pas, ou il vous manque quelque chose ? Dites-le-nous.

  1. Dans le menu, cliquez sur Votre avis. C'est possible sur chaque page.
  2. Écrivez ce qui fonctionne bien, ce qui coince ou ce qui vous manque.
  3. Cliquez sur Envoyer.

Bon à savoir

  • Nous lisons tout et répondons à l'adresse e-mail avec laquelle vous vous connectez.
  • Nous recevons aussi la page sur laquelle vous étiez. Inutile donc d'expliquer où vous vous trouviez.
  • Un message compte au maximum 4.000 caractères.

Supprimer votre compte

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  1. Allez dans Paramètres › Organisation, tout en bas, à Supprimer le compte.
  2. Cliquez sur Supprimer le compte et confirmez avec Oui, supprimer mon compte.
  3. Chaque page indique désormais le jour où votre compte disparaît. Téléchargez avant ce jour ce que vous voulez garder.

Si vous changez d'avis, cliquez sur Garder le compte.

Bon à savoir

  • Vous avez trente jours de réflexion. Le simple fait de vous connecter n'arrête pas la suppression.
  • Toute l'organisation disparaît : clients, missions, mois, factures et la connexion de chaque membre.
  • Nous conservons toutefois dix ans les factures émises et les feuilles de temps envoyées, car la loi l'exige. Qui détient une de vos feuilles de temps signées peut continuer à la vérifier sur hopfact.be/verify.

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