Facturation

Hopfact fait de vos jours un brouillon de facture. Vous le vérifiez, ajoutez ce qui ne vient pas de vos heures, et le finalisez.

Le brouillon de facture

Chaque mois a un brouillon de facture. Vous n'avez pas à le créer : Hopfact le calcule à partir de vos jours et de votre tarif.

Sur le mois, cliquez en haut sur l'étape Facture, ou dans Factures sur le bouton de ce mois, par exemple Finaliser.
Vérifiez qui reçoit la facture, la période de prestation, les lignes et les totaux.
Avec Aperçu PDF, vous voyez la facture telle qu'elle se présentera, avec la mention BROUILLON en travers.

Bon à savoir

Le brouillon suit le calendrier. Si vous modifiez un jour, le brouillon change avec lui, jusqu'à ce que vous finalisiez la facture.
Un brouillon n'a pas encore de numéro, pas de QR de paiement et pas d'UBL.
La facturation ne doit pas attendre un mois vérifié ou une signature. Hopfact signale toutefois si l'un des deux manque, ou si les jours ont changé depuis la feuille de temps signée.

Arrondi à la demi-journée

Avec un tarif journalier, Hopfact convertit vos heures en jours. Avec Arrondir à la demi-journée, chaque ligne en jours devient un nombre entier de journées ou de demi-journées.

Ouvrez la mission, cliquez sur Modifier et allez sous Tarif.
Sous Par, choisissez par jour. La case Arrondir à la demi-journée apparaît ; elle est cochée par défaut.
Vérifiez les Heures par jour de travail : c'est par ce nombre que Hopfact divise vos heures.

Un exemple : 155,25 heures à 8 heures par jour font 19,41 jours. Arrondi, cela donne 19,5 jours. À 475 € par jour, la ligne s'élève à 9.262,50 € hors TVA. Sous une ligne arrondie, le brouillon affiche ce calcul.

Bon à savoir

Hopfact arrondit à la demi-journée la plus proche. Pile entre les deux, on arrondit vers le haut : 18,75 jours devient 19.
Une ligne compte au moins une demi-journée. Une heure un samedi avec supplément devient donc une demi-journée.
Si vous ne facturez pas d'heures supplémentaires, vous ne facturez jamais plus de jours que vous n'en avez prestés : 180 heures sur 22 jours donnent 22 jours, pas 22,5.
Chaque ligne est arrondie séparément : les jours ordinaires, et chaque type de jour avec supplément.
Si vous travaillez moins que vos heures par jour de travail, vous facturez moins de jours : 20 jours de 7,5 heures à 8 heures par jour donnent 19.
Une modification vaut pour les brouillons, pas pour les factures déjà définitives.

Suppléments et heures supplémentaires

Si vous recevez davantage pour le week-end, les jours fériés ou les heures supplémentaires, vous le réglez dans le tarif de la mission.

Sous Suppléments, choisissez pour Samedi, Dimanche ou Jours fériés un Pourcentage en plus du tarif, un Montant en plus du tarif ou un Tarif fixe. Hopfact affiche aussitôt le tarif pour ces jours.
Pour les heures supplémentaires, cochez Facturer les heures supplémentaires. Choisissez le Seuil (par semaine ou par jour), le Nombre d'heures et le Prix par heure supplémentaire.

Bon à savoir

Chaque type de jour avec supplément reçoit sa propre ligne, par exemple « Prestations du samedi en novembre 2026 ».
Si un jour relève de deux suppléments, c'est le plus élevé qui compte. Ils ne s'additionnent pas.
Les heures supplémentaires figurent sur une ligne à part, en heures. Au prorata, c'est votre tarif journalier divisé par vos heures par jour de travail.
Une semaine, pour le seuil, va du lundi au dimanche, même à cheval sur la fin du mois. Chaque heure compte, week-end compris.
Avec les heures supplémentaires, le plafond des jours prestés disparaît : quatre jours de 10 heures, sous un seuil de 40 heures par semaine, donnent 5 jours.
Un nouveau tarif à partir d'une date s'ajoute dans Tarifs, sur la mission. Si le tarif change en cours de mois, chaque partie reçoit sa propre ligne.

Lignes supplémentaires

Les frais, les kilomètres ou toute autre chose qui ne vient pas de vos heures, vous les ajoutez vous-même.

Sur le brouillon, cliquez sur Ajouter une ligne.
Remplissez la Description, la Quantité, l'Unité et le Prix unitaire HTVA.
Choisissez la TVA : 21, 12 ou 6 %.
Cliquez sur Ajouter une ligne. La ligne figure sous vos heures, avec l'étiquette Ajout.

Bon à savoir

Comme unité, vous choisissez pièce, forfait, km, jour ou heure.
Une facture compte au maximum 20 lignes supplémentaires.
Une remise ou un montant négatif n'est pas possible. Si une facture définitive est trop élevée, créditez-la et refacturez le mois : voir Corriger après la finalisation.
Sous le régime de la franchise pour petites entreprises, une ligne supplémentaire ne reçoit pas de TVA.
Une facture avec uniquement des lignes supplémentaires et aucun jour presté ne se fait pas dans Hopfact.

La date de facture et le 15

La Date de facture suit la règle de la mission : par défaut le Dernier jour de la période de prestation, ou le Jour de la finalisation.

Si vous voulez une autre date pour une seule facture, modifiez-la sur le brouillon.
Avec Utiliser la date par défaut, vous revenez à la règle.

L'échéance est la date de facture plus le délai de paiement : celui de la mission, sinon celui de l'entreprise, sinon celui de votre organisation.

Bon à savoir

Vous émettez une facture au plus tard le 15 du mois qui suit vos prestations. Si la date tombe plus tard, Hopfact vous avertit.
Une date à la fois postérieure à aujourd'hui et à la fin de la période n'est pas possible. Une date antérieure à celle de votre facture précédente dans la même série non plus : si vous en choisissez une vous-même, Hopfact indique à partir de quelle date c'est permis.
Si vous facturez un mois plus ancien après un mois plus récent, Hopfact part de la date de cette facture plus récente, et le signale sous le champ. Cette date tombe souvent après le 15.

Finaliser

Sur le brouillon, cliquez sur Finaliser, ou sur le bouton pour envoyer directement (voir Facturer et envoyer).
La fenêtre indique le numéro que recevra la facture, et ce qui sort de l'ordinaire dans le mois.
Confirmez avec Finaliser.

La facture reçoit son numéro, et le mois passe à Facturé. Vous la téléchargez avec Télécharger le PDF et Télécharger l'UBL (Peppol).

Bon à savoir

Un numéro ne se reprend pas. Les lignes, les montants et la date sont ensuite figés.
La finalisation est impossible sans IBAN, sans numéro de TVA du client ou, pour une société, sans tribunal de l'entreprise. Elle l'est aussi tant qu'un chronomètre tourne dans le mois.
Votre numérotation se règle sous Paramètres › Numérotation : le Modèle, le Nombre de chiffres, la Politique de réinitialisation et le Numéro suivant. L'année dans le numéro vient de la date de facture.
Les notes de crédit ont leur propre série, sur la même page sous Notes de crédit. Sans modification, votre première note de crédit reçoit un numéro comme CN-2026-001.
Après votre première facture, le numéro suivant ne peut plus qu'avancer. Une tentative refusée ne laisse pas de trou dans votre numérotation.

Communication structurée et QR de paiement

Chaque facture définitive comporte en bas un bloc de paiement : le montant, l'échéance, votre IBAN, la communication et un code QR que votre client scanne avec l'app de sa banque.

Si vous voulez une communication structurée :

Allez dans Paramètres › Organisation, à Communication structurée.
Cochez Utiliser la communication structurée.

Bon à savoir

La communication est créée à partir du numéro de facture, par exemple +++000/2026/02280+++. Votre banque et votre outil comptable relient alors le paiement à la bonne facture.
Elle vaut pour les factures que vous finalisez à partir de ce moment. Les factures déjà parties gardent leur communication.
Sans communication structurée, la communication est le numéro de facture.
Le brouillon affiche déjà la communication, mais elle n'est fixée qu'à la finalisation.

Corriger après la finalisation

Une facture définitive se corrige avec une note de crédit. Celle-ci crédite la facture entière, avec les mêmes lignes et les mêmes montants. Vous pouvez ensuite refacturer le mois.

Sur la facture, sous les téléchargements, cliquez sur Créditer la facture.
Choisissez la Date de la note de crédit ; par défaut, c'est aujourd'hui. Le Motif n'est pas obligatoire et figure sur la note de crédit.
Laissez Rouvrir août 2026 pour une nouvelle facture coché si le mois doit être refacturé. Décochez-le si la facture n'aurait jamais dû exister.
Cliquez sur Créditer. La note de crédit est aussitôt définitive, avec un numéro de sa propre série, et la facture devient Créditée.
Envoyez la note de crédit avec le bouton de son bloc, sous Documents précédents. Elle prend le même chemin que la facture : via Peppol, vers votre outil comptable, ou vous la téléchargez et cliquez sur Marquer comme envoyée.

Si vous avez rouvert le mois, il repasse à Prêt pour vérification et le calendrier est ouvert. Corrigez ce qui n'allait pas et finalisez le nouveau brouillon en haut. Si vous l'avez laissé fermé, Hopfact ne vous en demande plus rien. Avec Rouvrir le mois, sur la facture ou dans Factures, vous le facturez quand même plus tard.

Bon à savoir

Une note de crédit ne se reprend pas, pas plus qu'une facture. Annuler la finalisation n'est pas possible.
Hopfact crédite toujours la facture entière. Ce qui était correct, vous le refacturez.
La date n'est ni antérieure à la date de facture, ni postérieure à aujourd'hui.
Une facture payée peut aussi être créditée. Le remboursement, vous le faites vous-même : une note de crédit n'a pas de bloc de paiement.
Tant que la facture est en route, vous ne pouvez pas la créditer. Attendez qu'elle soit arrivée ou Non distribuée.
Si la facture est partie via Peppol, votre client doit aussi recevoir les notes de crédit via Peppol. Sinon, Hopfact vous le dit, et vous remettez vous-même la note de crédit téléchargée.
Le nouveau brouillon reprend les lignes supplémentaires de la facture créditée.
Si vous modifiez des jours dans un mois rouvert, faites signer ou envoyez à nouveau la feuille de temps. Si vous ne modifiez rien, la version signée reste valable.
Sans note de crédit, vous pouvez annuler : Marquer comme envoyée et Marquer comme payée.

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