De kalender
Per opdracht vul je per maand in wat je werkte. Je past aan wat afwijkt en kijkt de maand na; daarna volgen de timesheet en de factuur.
Een maand openen
#Elke opdracht heeft per maand een kalender. Je opent ze op een van deze manieren:
- Ga naar Opdrachten, kies de opdracht en klik op Deze maand. Is vorige maand nog niet nagekeken of verstuurd, dan staat er bv. oktober 2026 afwerken en kom je in die maand. Is de opdracht afgelopen, dan staat er bv. augustus 2026 openen, de laatste maand. Een andere maand kies je onder Maanden op dezelfde pagina.
- Of klik op het startscherm, in de kaart Tot nu in november, op de naam van de klant.
- Of klik in Facturen op Openen of Nakijken bij de maand.
Met de pijlen naast de titel blader je naar Vorige maand en Volgende maand. Daaronder staan de drie stappen van de maand, Timesheet, Factuur en Betaling, elk met hoe ze ervoor staan. Een klik op Factuur brengt je naar het factuurconcept van die maand, een klik op Timesheet terug naar de kalender.
Goed om te weten
- Je opent elke maand vanaf de start van de opdracht tot volgende maand, of tot het einde van de opdracht als dat vroeger is.
- Opent niemand vorige maand, dan doet Hopfact het zelf, 's ochtends op de eerste werkdag van de nieuwe maand.
Werkdagen en feestdagen
#Als Werkdagen vooraf invullen in de maandkalender aanstaat bij de opdracht, krijgt elke werkdag bij het openen van de maand je Uren per werkdag. Je past dan enkel aan wat afwijkt.
- Een werkdag is maandag tot vrijdag, behalve een Belgische feestdag.
- Feestdagen zijn lichtblauw en dragen hun naam; het weekend is grijs.
- Voorgevulde uren zijn grijs, wat je zelf typte is zwart.
- Boven de kalender staat het totaal, bv. 19,5 dagen · 156 uur. Elke rij eindigt met het totaal van die week.
Boven de kalender, naast het totaal, staan twee knoppen:
- Alle werkdagen invullen zet je uren per werkdag op elke werkdag, ook waar je iets anders typte. Weekend en feestdagen blijven zoals ze zijn.
- Alles wissen maakt de hele maand leeg, ook het weekend. Gaan er notities mee verloren, dan vraagt Hopfact het eerst.
Goed om te weten
- De feestdagen zijn de tien wettelijke: Nieuwjaar, Paasmaandag, Dag van de Arbeid, O.L.H. Hemelvaart, Pinkstermaandag, Nationale feestdag, O.L.V. Hemelvaart, Allerheiligen, Wapenstilstand en Kerstmis. Regionale feestdagen telt Hopfact niet.
- Het voorinvullen gebeurt één keer, als de maand opent. Pas je daarna de uren per werkdag aan, dan blijven de maanden die al open zijn zoals ze zijn.
- Werken in het weekend of op een feestdag mag. Je krijgt er een waarschuwing voor, en een toeslag als je die afsprak.
Uren en halve dagen aanpassen
#Je vult een dag altijd in uren in, ook bij een dagtarief. Een halve dag is dus de helft van je uren per werkdag, bv. 4.
- Klik op een dag en typ de uren, bv. 7,5. Leeg of 0 betekent niet gewerkt.
- Met Tab ga je naar de volgende dag. Hopfact bewaart zodra je een dag verlaat.
Voor een reeks dagen tegelijk:
- Sleep van de eerste naar de laatste dag. Of klik op de eerste en Shift-klik op de laatste. Op een gsm hou je een dag even ingedrukt en sleep je dan.
- Kies Invullen (8 u) om de werkdagen in de reeks je uren per werkdag te geven, of Leegmaken om de hele reeks te wissen.
- Annuleren of Esc laat de reeks los.
Goed om te weten
- Een dag telt tussen 0 en 24 uur, per kwartier: 7,25 mag, 7,1 niet.
- Invullen (8 u) slaat het weekend en feestdagen over; Leegmaken wist ze wel.
- Halve dagen bestaan pas op de factuur, met Afronden op halve dagen.
Notities bij een dag
#Bij elke gewerkte dag kan je een korte notitie zetten, bv. waar je die dag aan werkte. Ze komt op de timesheet.
- Kies bij de opdracht, onder Timesheet, een timesheet met de Lay-out Lijst (staand, per gewerkte dag).
- Onder de kalender verschijnt Notities per dag, met een veld per gewerkte dag.
- Typ je notitie. Hopfact bewaart zodra je het veld verlaat.
Goed om te weten
- Een notitie is hoogstens 200 tekens lang en hoort bij een dag met uren. Wis je de uren, dan verdwijnt de notitie mee.
- Notities staan enkel op de timesheet in lijstvorm, niet op het raster en niet op de factuur.
- Een emoji of een vinkje kan niet op de PDF. Hou het bij gewone tekst.
De maand nakijken
#Nakijken zegt dat de maand klopt. Daarna volgen de timesheet en de factuur.
- Loop de maand na: de dagen, het totaal en de weektotalen.
- Klik onder de kalender, bij Timesheet, op Maand nagekeken. Bovenaan staat de stap Timesheet dan op Nagekeken.
Bij het versturen van de timesheet en bij het factureren toont Hopfact wat opvalt:
- gewerkt in het weekend of op een feestdag;
- meer dan 12 uur op één dag, over al je opdrachten samen;
- op dezelfde dag voor meer dan één opdracht, samen meer dan een dag;
- overuren, als je die aanrekent;
- meer gewerkte dagen dan werkdagen.
Goed om te weten
- Wijzig je daarna een dag of een notitie, dan is de maand niet meer nagekeken en staat de knop er weer. Een dag aanklikken zonder iets te veranderen, telt niet.
- Niet nakijken houdt niets tegen. Je timesheet en je factuur gebruiken dan de dagen zoals ze nu in de kalender staan, en Hopfact zegt dat erbij. Wel blijft de maand Nakijken vragen in Facturen.
- Meer dan 24 uur op één dag, over al je opdrachten samen, houdt de timesheet en de factuur wel tegen.
- Een lege maand kan je niet nakijken.
Een maand corrigeren
#Zodra je timesheet ter ondertekening ligt, of de maand gefactureerd is, staat de kalender vast. Moet er toch iets veranderen, dan klik je op Corrigeren. Wat er dan gebeurt, hangt af van de badge:
- Wacht op handtekening: je bevestigt met Toch corrigeren, en het verzoek aan je klant wordt ingetrokken. De link in de mail werkt niet meer, en de ondertekenaar krijgt daar geen bericht over. De maand gaat terug naar Klaar voor nazicht; na je aanpassing stuur je een nieuwe versie.
- Ondertekend: je bevestigt met Toch corrigeren, en de maand gaat terug naar Klaar voor nazicht. De ondertekende versie blijft geldig tot je een nieuwe verstuurt, en die moet opnieuw getekend worden.
- Gefactureerd of Verstuurd: er is al een factuur, en die zet je recht met een creditnota. Naar het factuurscherm brengt je erheen. Crediteer de factuur en heropen de maand: dan staat de kalender weer open. Zie Iets rechtzetten na definitief maken.
Goed om te weten
- Weigert je klant de timesheet, dan hoef je niet te corrigeren: de kalender gaat meteen weer open. Zie Als je klant weigert.
Vind je niet wat je zoekt? Gebruik Feedback in het menu van de app.