Versturen
Per opdracht kies je hoe de factuur vertrekt: enkel downloaden, naar je boekhoudtool of via Peppol. Daarna toont Hopfact of ze aankwam.
Drie verzendmethodes
#Per opdracht kies je onder Tarief de Verzendmethode:
- Enkel downloaden: Hopfact verstuurt niets. Je downloadt de PDF of de UBL en verstuurt ze zelf.
- Naar mijn boekhoudtool: de factuur gaat per mail naar je eigen boekhoudtool, die ze verder verwerkt.
- Via Peppol: de factuur gaat rechtstreeks naar de boekhouding van je klant.
Goed om te weten
- Een nieuwe opdracht kiest zelf: Peppol als je onderneming daarvoor geverifieerd is, anders je boekhoudtool als je daar een adres voor invulde, anders enkel downloaden.
- Een bestaande opdracht verandert nooit vanzelf. Vul je later een adres in of verifieer je Peppol, pas dan zelf de verzendmethode aan.
- Bij Peppol kijkt het formulier na of het bedrijf dat je factureert te vinden is op Peppol. Voorlopig kan Peppol enkel naar Belgische ontvangers.
- Downloaden kan altijd, ook met een andere verzendmethode.
Naar je boekhoudtool
#- Ga naar Instellingen › Organisatie en vul onder Boekhoudtool het E-mailadres boekhoudtool in. Je boekhoudtool geeft je dat adres.
- Kies bij de opdracht de verzendmethode Naar mijn boekhoudtool.
- Klik op een definitieve factuur op Versturen naar boekhoudtool.
Goed om te weten
- De mail bevat één bijlage: de UBL, met de PDF erin. Zo boekt je tool de factuur geen twee keer in.
- De knop zet de mail in de wachtrij. Lukt het niet meteen, dan probeert Hopfact het nog vijf keer, over enkele uren.
- "Verstuurd" betekent hier: aangekomen in je boekhoudtool. Of je tool de factuur doorstuurt naar je klant, regel je in je tool.
Peppol activeren
#Met Peppol stuurt Hopfact je factuur rechtstreeks naar de boekhouding van je klant. Hopfact werkt daarvoor met Recommand, een Peppol-dienst.
- Ga naar Instellingen › Organisatie, naar de kaart Peppol.
- Klik op Peppol activeren. Je onderneming wordt aangemeld bij Recommand.
- Klik op Verifieer je onderneming. Op de pagina van Recommand bevestigt een bevoegde vertegenwoordiger van je onderneming de identiteit. Ben je dat zelf niet, stuur de link dan door.
- Zodra de controle rond is, staat er Geverifieerd.
- Zet de opdrachten die via Peppol moeten op de verzendmethode Via Peppol.
Goed om te weten
- Hopfact krijgt je identiteitsbewijs nooit te zien.
- Met Kopie naar mijn boekhoudtool bij Peppol gaat na elke levering een kopie naar je boekhoudtool, met "niet opnieuw versturen" in het onderwerp. Het staat standaard aan, als je een adres invulde.
- Hopfact verstuurt enkel. Facturen ontvangen regel je elders: zie Facturen ontvangen via Peppol.
Factureer en verstuur in één klik
#Is je maand klaar, dan maak je de factuur definitief en verstuur je ze in één klik.
- Klik op het concept op Factureer en verstuur via Peppol of Factureer en stuur naar je boekhoudtool.
- Het venster toont het nummer, naar wie ze gaat, het bedrag incl. btw en wat opvalt. Met Bekijk eerst de voorbeeld-PDF kijk je nog eens.
- Klik op Factureer en verstuur.
Goed om te weten
- De knop verschijnt pas als de maand klaar is: getekend door je klant, of nagekeken (of zonder handtekening verstuurd) als je klant niet tekent.
- Bij Enkel downloaden is er geen knop: dan maak je de factuur definitief en verstuur je ze zelf.
- Bij Peppol kijkt Hopfact eerst na of jij en je klant bereikbaar zijn, vóór de factuur haar nummer krijgt.
- Is de factuur definitief maar vertrok ze niet, dan zegt Hopfact waarom, en verstuur je ze later met de gewone knop.
Volgen wat er met je factuur gebeurt
#In Facturen en op de factuur zie je wat er gebeurt:
- Onderweg: de factuur is vertrokken, er is nog geen bevestiging.
- Verstuurd: ze kwam aan, met de dag erbij.
- Niet bezorgd: ze kwam niet aan. Hopfact zegt waarom, bv. dat de mailbox de mail weigerde.
Bij Niet bezorgd:
- Los op wat de reden zegt, bv. een fout e-mailadres.
- Klik op Opnieuw versturen, of bij Peppol op Opnieuw versturen via Peppol.
Goed om te weten
- Hopfact vraagt het eerst als de factuur al aankwam of nog onderweg is, zodat je klant ze geen twee keer krijgt.
- Een factuur die via Peppol aankwam, verstuur je niet opnieuw.
- Lukt een verzending na alle pogingen niet, dan krijg je een melding in de app en een mail.
- Een creditnota volg je op het factuurscherm, in haar blok onder Eerdere documenten, met dezelfde knoppen.
Zelf verstuurd of buiten Hopfact gefactureerd
#Niet alles hoeft via Hopfact te gaan.
- Je verstuurde de factuur zelf. Bij Enkel downloaden klik je op de factuur op Markeer als verstuurd. Bij een andere methode heet de knop Al zelf verstuurd.
- Je factureerde de maand buiten Hopfact. Klik in Facturen onder de knop van die maand, of op de factuur onder Definitief maken, op Buiten Hopfact gefactureerd en bevestig met Markeren. Hopfact maakt er dan geen factuur voor en vraagt er niets meer over, ook niet in je ochtendmail.
Goed om te weten
- Markering ongedaan maken op de factuur zet een verzending terug. Dat kan niet meer als de factuur intussen via Hopfact aankwam.
- Buiten Hopfact gefactureerd kan enkel zolang er geen definitieve factuur is. Ongedaan maken doe je in Facturen, op de maand of op de factuur.
- In Facturen staat er dan Buiten Hopfact in de kolom Factuur.
- Zo'n maand telt niet mee in je cijfers op het startscherm.
Facturen ontvangen via Peppol
#Sinds 1 januari 2026 moet elke Belgische onderneming facturen via Peppol kunnen ontvangen. Hopfact verstuurt enkel: ontvangen regel je bij een Peppol-aanbieder, bv. je boekhoudtool.
- Kijk bij je boekhoudtool hoe je Peppol-ontvangst aanzet, en doe dat.
- Hopfact kijkt geregeld na of je ondernemingsnummer in de Peppol-lijst staat. Zodra dat zo is, verdwijnt de melding op het startscherm vanzelf.
Goed om te weten
- De melding staat er zolang je onderneming niet gevonden wordt. Je kan ze niet wegklikken.
- In de kaart Peppol bij Instellingen › Organisatie zie je wanneer Hopfact het laatst nakeek.
- Peppol activeren in Hopfact verandert niets aan waar je vandaag facturen ontvangt.
Vind je niet wat je zoekt? Gebruik Feedback in het menu van de app.