Factureren
Hopfact maakt van je dagen een factuurconcept. Je kijkt het na, voegt toe wat niet uit je uren komt, en maakt het definitief.
Het factuurconcept
#Elke maand heeft een factuurconcept. Je hoeft het niet te maken: Hopfact rekent het uit je dagen en je tarief.
- Klik op de maand bovenaan op de stap Factuur, of in Facturen op de knop van die maand, bv. Definitief maken.
- Kijk na wie de factuur krijgt, de prestatieperiode, de lijnen en de totalen.
- Met Voorbeeld-PDF zie je de factuur zoals ze eruit zal zien, met CONCEPT erover.
Goed om te weten
- Het concept volgt de kalender. Pas je een dag aan, dan verandert het concept mee, tot je de factuur definitief maakt.
- Een concept heeft nog geen nummer, geen betaal-QR en geen UBL.
- Factureren hoeft niet te wachten op een nagekeken maand of een handtekening. Hopfact zegt wel als een van de twee ontbreekt, of als de dagen veranderden sinds de ondertekende timesheet.
Afronden op halve dagen
#Bij een dagtarief rekent Hopfact je uren om naar dagen. Met Afronden op halve dagen wordt elke daglijn een geheel aantal hele of halve dagen.
- Open de opdracht, klik op Wijzigen en ga naar Tarief.
- Kies bij Per voor per dag. Het vakje Afronden op halve dagen verschijnt; het staat standaard aan.
- Kijk de Uren per werkdag na: daarmee deelt Hopfact je uren.
Een voorbeeld: 155,25 uur bij 8 uur per dag is 19,41 dagen. Afgerond is dat 19,5 dagen. Aan € 475 per dag wordt de lijn € 9.262,50 excl. btw. Onder een afgeronde lijn toont het concept die berekening.
Goed om te weten
- Hopfact rondt af naar de dichtstbijzijnde halve dag. Precies ertussen gaat naar boven: 18,75 dagen wordt 19.
- Een lijn is minstens een halve dag. Eén uur op een zaterdag met toeslag wordt dus een halve dag.
- Zonder overurenregeling factureer je nooit meer dagen dan je gewerkt hebt: 180 uur op 22 dagen wordt 22 dagen, geen 22,5.
- Elke lijn wordt apart afgerond: de gewone dagen, en elke soort dag met een toeslag.
- Werk je korter dan je uren per werkdag, dan factureer je minder dagen: 20 dagen van 7,5 uur bij 8 uur per dag wordt 19.
- Een wijziging geldt voor de concepten, niet voor facturen die al definitief zijn.
Toeslagen en overuren
#Krijg je meer voor het weekend, feestdagen of overuren, dan stel je dat in bij het tarief van de opdracht.
- Kies onder Toeslagen voor Zaterdag, Zondag of Feestdagen een Percentage bovenop het tarief, een Bedrag bovenop het tarief of een Vast tarief. Hopfact toont meteen het tarief voor die dagen.
- Voor overuren vink je Overuren aanrekenen aan. Kies de Drempel (per week of per dag), het Aantal uren en de Prijs per overuur.
Goed om te weten
- Elke soort dag met een toeslag krijgt een eigen lijn, bv. "Zaterdagprestaties november 2026".
- Valt een dag onder twee toeslagen, dan telt de hoogste. Ze worden niet opgeteld.
- Overuren staan op een eigen lijn, in uren. Pro rata is je dagtarief gedeeld door je uren per werkdag.
- Een week voor de drempel loopt van maandag tot zondag, ook over het einde van de maand heen. Elk uur telt mee, ook in het weekend.
- Met overuren valt het plafond van de gewerkte dagen weg: vier dagen van 10 uur, onder een drempel van 40 uur per week, worden 5 dagen.
- Een nieuw tarief vanaf een datum voeg je toe in Tarieven op de opdracht. Verandert het tarief in de loop van de maand, dan krijgt elk stuk een eigen lijn.
Extra lijnen
#Onkosten, kilometers of iets anders dat niet uit je uren komt, zet je er zelf bij.
- Klik op het concept op Lijn toevoegen.
- Vul de Omschrijving, het Aantal, de Eenheid en de Eenheidsprijs excl. btw in.
- Kies de Btw: 21, 12 of 6 %.
- Klik op Lijn toevoegen. De lijn staat onder je uren, met het label Extra.
Goed om te weten
- Als eenheid kies je stuk, forfait, km, dag of uur.
- Een factuur heeft hoogstens 20 extra lijnen.
- Een korting of een negatief bedrag kan niet. Is een definitieve factuur te hoog, crediteer ze dan en factureer de maand opnieuw: zie Iets rechtzetten na definitief maken.
- Onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen krijgt een extra lijn geen btw.
- Een factuur met enkel extra lijnen en geen gewerkte dagen maak je niet in Hopfact.
Factuurdatum en de 15de
#De Factuurdatum volgt de regel van de opdracht: standaard de Laatste dag van de prestatieperiode, of de Dag waarop je definitief maakt.
- Wil je voor één factuur een andere datum, pas ze dan aan op het concept.
- Met Standaarddatum gebruiken ga je terug naar de regel.
De vervaldag is de factuurdatum plus de betalingstermijn: die van de opdracht, anders die van het bedrijf, anders die van je organisatie.
Goed om te weten
- Een factuur reik je uit uiterlijk de 15de van de maand na je prestaties. Ligt de datum later, dan waarschuwt Hopfact.
- Een datum na vandaag en na het einde van de periode kan niet. Een datum vóór die van je vorige factuur in dezelfde reeks ook niet: kies je er zelf een, dan zegt Hopfact vanaf welke datum het mag.
- Factureer je een oudere maand na een nieuwere, dan begint Hopfact op de datum van die nieuwere factuur, en zegt dat onder het veld. Vaak valt die datum na de 15de.
Definitief maken
#- Klik op het concept op Definitief maken, of op de knop om meteen te versturen (zie Factureer en verstuur).
- Het venster toont het nummer dat de factuur krijgt, en wat opvalt in de maand.
- Bevestig met Definitief maken.
De factuur krijgt haar nummer, en de maand wordt Gefactureerd. Je downloadt ze met PDF downloaden en UBL (Peppol) downloaden.
Goed om te weten
- Een nummer neem je niet terug. Lijnen, bedragen en datum liggen daarna vast.
- Definitief maken kan niet zonder IBAN, zonder btw-nummer van de klant, of voor een vennootschap zonder ondernemingsrechtbank. Het kan ook niet zolang er een timer loopt in de maand.
- Je nummering stel je in onder Instellingen › Nummering: het Patroon, het Aantal cijfers, het Resetbeleid en het Volgend nummer. Het jaar in het nummer komt uit de factuurdatum.
- Creditnota's hebben een eigen reeks, op dezelfde pagina onder Creditnota's. Zonder wijziging krijgt je eerste creditnota een nummer zoals CN-2026-001.
- Na je eerste factuur kan het volgende nummer enkel nog vooruit. Een geweigerde poging laat geen gat in je nummering.
Gestructureerde mededeling en betaal-QR
#Elke definitieve factuur heeft onderaan een betaalblok: het bedrag, de vervaldag, je IBAN, de mededeling en een QR-code die je klant scant met de app van de bank.
Wil je een gestructureerde mededeling:
- Ga naar Instellingen › Organisatie, naar Gestructureerde mededeling.
- Vink Gestructureerde mededeling gebruiken aan.
Goed om te weten
- De mededeling wordt gemaakt uit het factuurnummer, bv. +++000/2026/02280+++. Je bank en je boekhoudtool koppelen de betaling dan aan de juiste factuur.
- Ze geldt voor de facturen die je vanaf dan definitief maakt. Facturen die al vertrokken, houden hun mededeling.
- Zonder gestructureerde mededeling is de mededeling het factuurnummer.
- Het concept toont de mededeling al, maar ze ligt pas vast bij het definitief maken.
Iets rechtzetten na definitief maken
#Een definitieve factuur zet je recht met een creditnota. Die crediteert de volledige factuur, met dezelfde lijnen en bedragen. Daarna kan je de maand opnieuw factureren.
- Klik op de factuur, onder de downloads, op Factuur crediteren.
- Kies de Datum van de creditnota; standaard is dat vandaag. Een Reden is niet verplicht en staat op de creditnota.
- Laat Heropen augustus 2026 voor een nieuwe factuur aangevinkt als de maand opnieuw gefactureerd moet worden. Vink het uit als de factuur er nooit had mogen zijn.
- Klik op Crediteren. De creditnota is meteen definitief, met een nummer uit haar eigen reeks, en de factuur wordt Gecrediteerd.
- Verstuur de creditnota met de knop in haar blok, onder Eerdere documenten. Ze gaat langs dezelfde weg als de factuur: via Peppol, naar je boekhoudtool, of je downloadt ze en klikt op Markeer als verstuurd.
Heropende je de maand, dan staat ze weer op Klaar voor nazicht en is de kalender open. Pas aan wat er mis was en maak het nieuwe concept bovenaan definitief. Liet je ze dicht, dan vraagt Hopfact er niets meer over. Met Maand heropenen, op de factuur of in Facturen, factureer je ze later toch.
Goed om te weten
- Een creditnota neem je niet terug, net zoals een factuur. Definitief maken ongedaan maken kan niet.
- Hopfact crediteert altijd de hele factuur. Wat wel klopte, factureer je opnieuw.
- De datum ligt niet vóór de factuurdatum en niet na vandaag.
- Ook een betaalde factuur kan je crediteren. Terugbetalen doe je zelf: een creditnota heeft geen betaalblok.
- Zolang de factuur onderweg is, kan je ze niet crediteren. Wacht tot ze aankwam of niet bezorgd werd.
- Ging de factuur via Peppol, dan moet je klant ook creditnota's via Peppol ontvangen. Kan dat niet, dan zegt Hopfact het, en bezorg je de gedownloade creditnota zelf.
- Het nieuwe concept neemt de extra lijnen van de gecrediteerde factuur over.
- Pas je in een heropende maand dagen aan, dan laat je de timesheet opnieuw ondertekenen of versturen. Pas je niets aan, dan blijft de ondertekende versie geldig.
- Zonder creditnota maak je ongedaan: Markeer als verstuurd en Markeer als betaald.
Vind je niet wat je zoekt? Gebruik Feedback in het menu van de app.