Aan de slag

Je maakt je organisatie aan, voegt een klant toe en maakt een opdracht. De keuzes in die opdracht bepalen hoe je maand, je timesheet en je factuur verlopen.

Je organisatie aanmaken

Hopfact is in gesloten bèta. Je komt binnen met het e-mailadres waarop je de uitnodiging kreeg; met een ander adres lukt het niet.

Klik in de uitnodiging op de knop en meld je aan met dat adres.
Je komt op Welkom! Stel je onderneming in. Vul je Btw-nummer in en klik op Opzoeken: Hopfact haalt je naam en adres op bij VIES. Kijk ze even na.
Kies je Rechtsvorm en, voor een vennootschap, de Ondernemingsrechtbank (RPR) en de Afdeling. Een eenmanszaak laat die leeg.
Vul bij Bankgegevens je IBAN in. Het komt op elke factuur, met de betaal-QR.
Heb je een boekhoudtool met een eigen e-mailadres voor facturen, vul het dan in bij E-mailadres boekhoudtool. Je kan het ook later doen.
Kies bij Hoe hou je je tijd bij? tussen Per dag in een kalender en Met een timer.
Vink het akkoord aan en klik op Organisatie aanmaken.

Goed om te weten

De rechtsvorm staat standaard op BV. Laat je die staan zonder ondernemingsrechtbank, dan kan je later geen factuur definitief maken. Het startscherm blijft je dat herinneren.
Alles wat je hier invult, pas je later aan onder Instellingen › Organisatie. Daar staat ook je logo.
Je factuurnummering staat onder Instellingen › Nummering; zonder wijziging krijgt je eerste factuur een nummer zoals INV-2026-001.

Een klant toevoegen

Een klant is in Hopfact een bedrijf: de eindklant waar je werkt, of het bureau dat je factureert.

Ga naar Bedrijven en klik op Nieuw bedrijf.
Vul het Btw-nummer in en klik op Opzoeken. Naam en adres komen uit VIES.
Kijk de Documenttaal na: in die taal krijgt dit bedrijf zijn factuur en timesheet. Hopfact stelt een taal voor uit de postcode of uit VIES.
Factureer je dit bedrijf, vul dan bij E-mailadressen voor timesheets in wie er je timesheet krijgt, één adres per regel.
Klik op Bedrijf aanmaken.
Voeg op de pagina van het bedrijf met Contactpersoon toevoegen de mensen toe die je timesheet tekenen.

Goed om te weten

Een bedrijf zonder btw-nummer kan je bewaren, maar een factuur aan dat bedrijf kan je pas definitief maken als het nummer er staat.
De ondertekenaar van je timesheet kies je uit de contactpersonen van de eindklant. Maak ze dus aan vóór je de opdracht maakt.
De herinneringen aan ondertekenaars stel je ook hier in, per bedrijf. Zie Herinneringen.

Een opdracht aanmaken

Een opdracht is wat je per maand invult en factureert: één eindklant, een startdatum en een tarief.

Ga naar Opdrachten en klik op Nieuwe opdracht.
Kies onder Waar werk je? de Eindklant, en of je via een tussenpersoon werkt.
Vul de Startdatum in, en de Einddatum als je die kent.
Kies onder Tijdsregistratie de Invoer, en bij Timesheet de Soort timesheet.
Vul onder Tarief je tarief in, en kies de Verzendmethode.
Klik op Opdracht aanmaken.

Goed om te weten

Een bedrijf maak je niet aan vanuit de opdracht: maak het eerst aan onder Bedrijven.
Kies eerst de eindklant en of er een tussenpersoon is. Verander je die later, dan zet Hopfact de keuzes van de timesheet terug op hun standaard.
De pagina van de opdracht toont bovenaan haar Maanden, daaronder een samenvatting van de instellingen. Verander je later iets, klik dan op Wijzigen: daar staat het formulier van hierboven, en ook Opdracht verwijderen.
Een nieuw tarief vanaf een bepaalde datum voeg je later toe in de tabel Tarieven op de pagina van de opdracht.

Rechtstreeks of via een tussenpersoon

Of je rechtstreeks voor je klant werkt of via een bureau, bepaalt wie de factuur krijgt en wat er met je timesheet gebeurt. Hopfact kiest de standaard; je kan alles aanpassen.

Nee, rechtstreeks voor de eindklant: de factuur gaat naar de eindklant. De Soort timesheet staat op Zonder handtekening van de klant, en Ik teken zelf mee staat uit.
Ja, via een tussenpersoon: de factuur gaat naar de tussenpersoon. De timesheet staat op Laten tekenen door de klant: de eindklant tekent, en jij tekent mee.

Goed om te weten

Laat je de klant tekenen, dan heeft de opdracht een Ondertekenaar nodig, gekozen uit de contactpersonen van de eindklant.
De timesheet staat standaard in de documenttaal van de eindklant, de factuur in die van het bedrijf dat je factureert.
Wat elke soort timesheet doet, staat bij Drie soorten timesheet.

Per dag of per uur

Bij Per kies je per dag of per uur. Je vult in beide gevallen uren in; de factuur rekent ze om.

Vul het Tarief (€, excl. btw) in en kies Per.
Vul de Uren per werkdag in: de lengte van een volledige dag, standaard 8.
Laat bij een dagtarief Afronden op halve dagen aan als je in hele en halve dagen factureert.

Goed om te weten

Per dag: dagen = uren ÷ uren per werkdag. 155,25 uur bij 8 uur per dag is 19,41 dagen, afgerond 19,5. Zie Afronden op halve dagen.
Per uur: je factureert de uren zoals ze in de kalender staan.
Toeslagen voor het weekend en feestdagen, en overuren, stel je in onder hetzelfde Tarief. Zie Toeslagen en overuren.

Aan de slag op het startscherm

Zolang je nog niet alles hebt ingesteld, toont het startscherm de kaart Aan de slag met vijf stappen. Een stap vinkt zichzelf af zodra wat hij vraagt in orde is; een klik brengt je naar de juiste pagina.

Je bedrijfsgegevens: je IBAN, en voor een vennootschap de ondernemingsrechtbank.
Je eerste klant: een bedrijf.
Je eerste opdracht: met een ondertekenaar, als je klant tekent.
Hoe je facturen vertrekken: Peppol geverifieerd, of het adres van je boekhoudtool ingevuld.
Je eerste maand nagekeken: een maand nagekeken, of een eerste factuur gemaakt.

Goed om te weten

De kaart verdwijnt vanzelf als de vijf stappen klaar zijn. Je kan ze niet wegklikken.
Zolang de kaart er staat en niets op je wacht, verbergt het startscherm Wacht op jou.

Vind je niet wat je zoekt? Gebruik Feedback in het menu van de app.