Ondertekenen

Hopfact maakt van je maand een timesheet. Je klant tekent ze online, zonder account, en jij ziet wanneer dat gebeurt.

Drie soorten timesheet

Bij elke opdracht kies je onder Timesheet de Soort timesheet:

Laten tekenen door de klant: je klant tekent de timesheet online. Je kiest een Ondertekenaar uit de contactpersonen van de eindklant. Pas na de handtekening factureer je in één klik.
Zonder handtekening van de klant: je stuurt de timesheet als PDF naar de timesheetadressen van het bedrijf dat je factureert. Niemand hoeft te tekenen.
Geen timesheet: enkel een factuur.

Goed om te weten

Via een tussenpersoon staat de opdracht standaard op laten tekenen, rechtstreeks op zonder handtekening.
Met Ik teken zelf mee komt jouw handtekening ook op de timesheet, in het blok "Voor akkoord".
Audittrail meesturen stuurt je klant bij de ondertekende timesheet ook wie wanneer wat deed. Jij krijgt de audittrail altijd.

Teken en verstuur

Open de maand en kijk ze na.
Klik in het blok Ondertekening op Teken en verstuur. Teken je niet zelf mee, dan heet de knop Verstuur ter ondertekening.
Het venster toont naar wie en in welke taal het verzoek gaat, het totaal van de maand en wat opvalt. Met Ik teken zelf mee zie je ook je eigen handtekening.
Klik op Versturen.

Je ondertekenaar krijgt een mail met de knop "Bekijken en ondertekenen". Op de maand zie je wanneer het verzoek vertrok en wanneer het geopend werd. De badge wordt Wacht op handtekening.

Goed om te weten

Je handtekening stel je in onder Instellingen › Mijn handtekening: Zelf tekenen, of je naam in handschrift.
De maand hoeft niet nagekeken te zijn, en kan ook halverwege de maand vertrekken.
De timesheet ligt vast zodra ze vertrekt: de kalender kan je niet meer aanpassen zonder te corrigeren.
Antwoordt je klant op de mail, dan komt dat bij het contactadres van je organisatie.

Wat je klant ziet

Je klant heeft geen account nodig. De link opent een pagina in de taal van de ondertekenaar, met de timesheet als beeld en een knop om ze als PDF te downloaden.

Om te tekenen vult je klant Je naam in, vinkt Ik keur deze timesheet goed aan en klikt op Goedkeuren. Wie liever met de vinger of de muis tekent, kiest Liever zelf tekenen?.
Om te weigeren klikt je klant op Weigeren en schrijft waarom.

Goed om te weten

Na de handtekening krijgt de ondertekenaar de getekende PDF per mail, net als de timesheetadressen van het bedrijf dat je factureert.
Jij krijgt een melding en een mail met de getekende timesheet en de audittrail. De badge wordt Ondertekend, en je factuur staat klaar.
De link vervalt niet vanzelf.

Herinneringen

Tekent je klant niet, dan stuurt Hopfact zelf herinneringen. Je stelt ze in per bedrijf, op de pagina van de eindklant, onder Herinneringen aan ondertekenaars.

Laat Automatisch herinneren aan.
Kies na hoeveel werkdagen de eerste herinnering vertrekt (standaard 3). Dat is ook de tijd tussen de volgende.
Kies het Maximaal aantal herinneringen (standaard 2).

Met die standaard: verstuurd op maandag, een herinnering op donderdag en op dinsdag erna, en vrijdag krijg jij een melding.

Goed om te weten

Herinneringen vertrekken om 9 uur op werkdagen, niet in het weekend en niet op feestdagen.
Elke herinnering heeft een nieuwe link; de oude blijven werken.
Zijn de herinneringen op, of staan ze uit, dan krijg jij een melding om zelf contact op te nemen.
Ze stoppen zodra de timesheet getekend, geweigerd, ingetrokken, gecorrigeerd of gefactureerd is.

Ondertekenaar wijzigen of de link intrekken

Ligt de timesheet bij de verkeerde persoon, of was het e-mailadres fout, dan kies je zolang ze op een handtekening wacht een andere ondertekenaar:

Klik op de maand op Ondertekenaar wijzigen.
Kies de Contactpersoon, of voeg er een toe.
Laat Ook voor de volgende maanden aan als die persoon voortaan tekent.
Klik op Naar Lies Maes sturen, met de naam die je koos.

Wil je dat niemand nog tekent, klik dan op Link intrekken. De maand gaat terug naar Klaar voor nazicht, en je verstuurt daarna een nieuwe versie.

Goed om te weten

De oude link vervalt, en de nieuwe persoon krijgt een nieuwe versie met een nieuwe link. Het tellen van de herinneringen begint opnieuw.
Je kan dezelfde persoon kiezen, bv. nadat je het e-mailadres verbeterde.
Op een ondertekende timesheet doet Link intrekken enkel de link vervallen. De handtekening blijft.

Als je klant weigert

Weigert je klant, dan krijg je een melding en een mail met de reden. Op de maand staat de badge Geweigerd, met de reden eronder.

Pas de dagen aan. De kalender staat meteen weer open; corrigeren hoeft niet.
Klik op Opnieuw versturen. Je klant krijgt een nieuwe versie met een nieuwe link.

Goed om te weten

Moet een andere persoon tekenen, kies dan een andere Ondertekenaar in de opdracht vóór je opnieuw verstuurt.
De geweigerde versie blijft te downloaden op de maand.

Een timesheet zonder handtekening

Bij Zonder handtekening van de klant stuur je de timesheet gewoon door.

Klik op de maand op Timesheet versturen.
Het venster zegt naar welke adressen ze gaat. Klik op Versturen.

Goed om te weten

De timesheet gaat naar de E-mailadressen voor timesheets van het bedrijf dat je factureert, de tussenpersoon als er een is. Zonder adressen kan je niet versturen.
De maand verandert er niet door: je kan blijven aanpassen en opnieuw versturen, ook na het factureren.
Wijzig je de dagen na het versturen, dan zegt de maand dat.

Getekend buiten Hopfact

Tekende je klant op papier of in het portaal van een bureau, dan zeg je dat aan Hopfact. De maand telt dan als ondertekend en staat klaar om te factureren.

Klik in Facturen onder de knop van die maand, of op de maand zelf onder Teken en verstuur, op Timesheet buiten Hopfact geregeld.
Bevestig met Markeren.

Goed om te weten

Dat kan zolang de timesheet niet ter ondertekening ligt. Ligt ze daar al, trek dan eerst de link in.
Ongedaan maken doe je op de maand, zolang ze niet gefactureerd is. Stuur je de timesheet later toch ter ondertekening, dan vervalt de markering.
In Facturen en op de maand staat er dan Buiten Hopfact bij de timesheet.

Een document controleren

Elke ondertekende timesheet en audittrail heeft onderaan een verwijzing naar hopfact.be/verify. Daar controleert iedereen of een PDF precies is wat er ondertekend werd.

Open hopfact.be/verify.
Kies het PDF-bestand.
Je ziet of het identiek is, of de timesheet intussen vervangen werd door een nieuwere versie, of dat ze niet gevonden werd.

Goed om te weten

Het bestand verlaat je computer niet: enkel een vingerafdruk gaat naar Hopfact.
De audittrail is een aparte PDF met wie wanneer wat deed: aangemaakt, verstuurd, geopend, ondertekend. Je downloadt hem op de maand met Audittrail.

Vind je niet wat je zoekt? Gebruik Feedback in het menu van de app.