Tijdsregistratie

Met tijdsregistratie start en stop je een timer, of vul je blokken tijd in. Hopfact telt ze per dag op en zet ze in de kalender van je opdracht.

Tijdsregistratie aanzetten

Tijdsregistratie is een tweede manier om je uren in te vullen: met een timer of met blokken tijd, in plaats van per dag in de kalender.

Ga naar Instellingen › Organisatie, naar de kaart Tijdsregistratie.
Vink Tijdsregistratie gebruiken aan.
De timerbalk verschijnt bovenaan elke pagina, en Tijd in het menu.

Per opdracht kies je bij Invoer tussen Kalender (werkdagen vooraf ingevuld) en Tijdsregistratie (timer en blokken).

Goed om te weten

Aanzetten verandert je bestaande opdrachten niet. Nieuwe opdrachten starten wel met de timer.
Een opdracht die per dag loopt, staat in de timerbalk met "(per dag)" achter haar naam. Start je er de timer voor, dan vraagt Hopfact of ze mag overschakelen.
Zet je tijdsregistratie uit, dan gaan je opdrachten met de timer vanaf vandaag per dag. Dat kan niet zolang er een timer loopt.

De timer

De timerbalk staat op elke pagina: op de computer bovenaan, op een gsm onderaan.

Typ bij Waar werk je aan? een korte omschrijving.
Heb je meer dan één opdracht, kies er dan een. Hopfact stelt die van je laatste blok voor.
Klik op Start of druk op Enter. De klok loopt.
Klik op Stop als je klaar bent. De balk zegt hoeveel tijd bewaard werd, met een link Aanpassen.

Rechts in de balk staat hoeveel tijd je vandaag al bewaarde.

Goed om te weten

Je hebt één timer tegelijk.
De omschrijving pas je aan terwijl de timer loopt. De opdracht van een lopende timer verander je op de pagina Tijd.
Loopt een timer over middernacht, dan wordt hij één blok per dag.
In een maand die ter ondertekening ligt of gefactureerd is, start je geen timer.

Blokken aanpassen

Op de pagina Tijd zie je je blokken per week, van maandag tot zondag. Daar vul je ook tijd in zonder timer.

Kies de week met Vorige week, Deze week en Volgende week.
Klik bij een dag op + Blok, of op een bestaand blok om het aan te passen.
Vul Van en Tot in, en eventueel een Omschrijving. Met meer dan één opdracht kies je ook de Opdracht.
Klik op Opslaan.

Goed om te weten

Een blok ligt binnen één dag en niet in de toekomst. Het mag geen ander blok overlappen, ook niet van een andere opdracht.
Een blok verwijder je door erop te klikken en dan op Verwijderen.
Een lopende timer verwijder je niet. Klik erop en kies Stoppen om.
In een maand die ter ondertekening ligt, staan de blokken vast. Corrigeer eerst de maand op de maandpagina.
In een gefactureerde maand staat Gefactureerd bij de blokken. Corrigeren brengt je naar het factuurscherm: crediteer de factuur en heropen de maand, dan gaan de blokken weer open. Zie Iets rechtzetten na definitief maken.

Van blokken naar de kalender

Hopfact telt je blokken per dag en per opdracht op, en zet dat totaal in de kalender van de opdracht. Daar factureer je zoals altijd.

De som van een dag wordt één keer afgerond, op een honderdste uur: 8 u 07 wordt 8,12 uur.
De omschrijvingen van de blokken worden samen de notitie van die dag.
Een lopende timer telt mee zodra hij stopt.

In de kalender van zo'n maand staan de uren met twee cijfers na de komma, zonder velden. Een klik op de datum brengt je naar die dag op Tijd.

Goed om te weten

Onder elke dag op Tijd staat per opdracht hoeveel uur er in de kalender komt.
"Telt niet mee" staat bij een blok buiten de data van de opdracht, in een maand die met de kalender werkt, of van vóór de dag waarop de opdracht overschakelde.
Zolang er een timer loopt in de maand, kan je de timesheet niet versturen en niet factureren. Stop hem eerst.
Op de factuur geldt daarna de gewone regel: zie Afronden op halve dagen.

Overschakelen tussen kalender en timer

Je wisselt een opdracht tussen kalender en timer bij Invoer, of vanuit de timerbalk met Overschakelen en starten. Voor je bewaart, zegt Hopfact onder het veld wat er gebeurt.

De regel is: de wissel geldt vanaf vandaag.

De dagen vóór vandaag blijven zoals ze zijn.
De dagen vanaf vandaag komen uit de nieuwe invoer. Wat er al stond, wordt gewist.
Latere maanden die al open zijn maar nog niet vertrokken, beginnen opnieuw.
Voorbije maanden veranderen nooit.

Goed om te weten

Ging de timesheet van deze maand al naar je klant, of is ze gefactureerd, dan geldt de wissel vanaf volgende maand.
Van timer naar kalender: de dagen vanaf vandaag worden opnieuw voorgevuld, als dat aanstaat. Je blokken vanaf vandaag blijven op Tijd staan, maar tellen niet meer mee.
Naar de kalender wisselen kan niet zolang de timer loopt voor die opdracht.

Een vergeten timer

Loopt je timer langer dan 10 uur, dan verschijnt onder de timerbalk een rode melding, op elke pagina.

Klik op Aanpassen en kies bij Stoppen om het uur waarop je echt stopte.
Of klik op Stoppen om nu te stoppen.

Goed om te weten

Hopfact stopt een timer nooit zelf. Je krijgt één keer een melding in de app en een mail.
Bij Aanpassen kies je een uur op de dag waarop de timer startte. Liep hij langer door, stop dan nu en pas het blok aan op Tijd.

Vind je niet wat je zoekt? Gebruik Feedback in het menu van de app.